_edited.jpg)
10 pytań, które powinieneś zadać agencji pracy tymczasowej – zanim podpiszesz umowę jako firma
- Fortuna Outsourcing Pracowniczy
- 7 paź
- 6 minut(y) czytania
Nie każda agencja zatrudnienia tymczasowego dostarczy Ci ludzi, którzy naprawdę wesprą Twój zespół. Jeśli chcesz uniknąć przestojów, niskiej wydajności i niepotrzebnych kosztów, zadaj te 10 pytań zanim podpiszesz umowę. Dzięki nim sprawdzisz, czy masz do czynienia z rzetelnym i wiarygodnym partnerem, na którym naprawdę możesz polegać.
W ARTYKULE ODPOWIEMY NA PONIŻSZE PYTANIA:
1. Jak szybko możecie dostarczyć pracowników i w jakim zakresie czasowym działacie?
Czas reakcji to jeden z najważniejszych aspektów, które powinieneś wziąć pod uwagę, zanim rozpoczniesz współpracę z agencją pracy tymczasowej. W okresach zwiększonego zapotrzebowania – np. przed świętami, w czasie intensyfikacji produkcji lub przy dużych rotacjach, każda godzina ma znaczenie.
Zadając to pytanie, uzyskasz informację, czy agencja dysponuje realnym zapleczem kadrowym, czy tylko „szuka na bieżąco”. Sprawdź, jak wygląda ich proces mobilizacji pracowników: czy mają bazę dostępnych kandydatów, jak szybko reagują na zgłoszenie zapotrzebowania, i czy działają również w trybie ekspresowym.
Jeśli agencja deklaruje dostępność pracowników „od zaraz”, poproś o konkretne przykłady realizacji w krótkim czasie - to dobry moment, aby odnieść się do wcześniejszych realizacji. Firmy, które mają doświadczenie w logistyce czy e-commerce, często już wcześniej obsługiwały podobne projekty, co znacznie skróci czas wdrożenia.
2. Jakie doświadczenie macie w obsłudze firm z mojej branży?
Doświadczenie agencji w Twoim segmencie rynku to duży plus. Praca w magazynie, centrum dystrybucyjnym czy zakładzie produkcyjnym wymaga zrozumienia specyfiki danego środowiska: tempa pracy, rodzajów stanowisk, oczekiwań wobec personelu i wymogów bezpieczeństwa.
Zadając to pytanie dowiesz się, czy agencja rzeczywiście rozumie potrzeby Twojej branży. Zapytaj o konkretne firmy, które obsługiwali (najlepiej zbliżone wielkością i profilem działalności do Twojej). Sprawdź, czy mają referencje, case studies lub mogą opowiedzieć, jak wyglądała współpraca przy dużych projektach.
Dlaczego to ważne? Solidna agencja pracy, która współpracowała z firmami logistycznymi lub e-commerce, będzie wiedzieć, jak ważna jest rotacja zmianowa, wydajność, elastyczność kadrowa i gotowość do działania nawet w nocy czy w weekendy.
3. Czy raportujecie efektywność pracowników tymczasowych i w jaki sposób?
Jeśli korzystasz z usług agencji pracy tymczasowej, masz prawo oczekiwać jasnych danych na temat wydajności dostarczonych pracowników. Rzetelna agencja pracy monitoruje jakość pracy i dzieli się tymi informacjami z klientem w sposób regularny i przejrzysty.
Zapytaj, jak często otrzymasz raporty, jakie wskaźniki są w nich zawarte (np. frekwencja, rotacja, błędy, czas wdrożenia) i w jakiej formie są one przekazywane. Upewnij się też, kto jest odpowiedzialny za zbieranie tych danych: koordynator na miejscu, team leader, a może automatyczny system?
Przeczytaj również: Wskaźniki KPI w magazynie: 5 najważniejszych metryk, które zwiększą efektywność zespołu
Dlaczego to ważne? Bez systematycznego raportowania trudno będzie Ci ocenić, czy agencja dostarcza pracowników, którzy naprawdę wspierają cele Twojej firmy, czy tylko „są obecni”.
4. Jak wygląda proces selekcji kandydatów? Kto prowadzi rekrutację?
Warto dopytać agencję, jak przebiega rekrutacja: kto odpowiada za dobór kandydatów, jak weryfikowane są ich kompetencje i czy prowadzone są rozmowy kwalifikacyjne lub testy praktyczne.
Dowiedz się również, czy agencja przeprowadza wstępne szkolenia lub briefing przed pierwszym dniem pracy. To może znacząco skrócić czas wdrożenia i zmniejszyć rotację.
Pamiętaj, że sposób rekrutacji świadczy o profesjonalizmie agencji: im lepiej dopasowani kandydaci, tym mniej problemów po stronie Twojego zespołu.
5. Jak dużą bazą kandydatów dysponujecie i jak szybko możecie reagować na zmiany zapotrzebowania?
Zdolność agencji do elastycznego reagowania na nagłe potrzeby kadrowe świadczy o posiadaniu rozbudowanej i aktywnej bazy kandydatów. Im większa i lepiej zorganizowana pula dostępnych pracowników tymczasowych, tym lepiej dla Twojej firmy.
Zapytaj, ilu kandydatów agencja ma obecnie w bazie, ilu jest gotowych do pracy od zaraz, a ilu potrzebuje przeszkolenia. Ustal, czy baza obejmuje tylko lokalnych pracowników, czy także osoby relokujące się lub pochodzące z zagranicy (np. z Ukrainy) i jak wygląda ich dostępność.
Może Cię zainteresować: Zatrudnienie przez agencję pracy tymczasowej – jak Fortuna weryfikuje kandydatów, by zapewnić rzetelność i zaangażowanie?
Dobrze też wiedzieć, jak często agencja aktualizuje bazę danych i jak szybko może zwiększyć liczbę pracowników w odpowiedzi na sezonowe szczyty.
6. Czy zapewniacie elastyczne modele rozliczeń i wymiany pracowników?
Współpraca z agencją zatrudnienia tymczasowego powinna być skuteczna, przewidywalna i dostosowana do realiów Twojej firmy. Dlatego warto dowiedzieć się, jakie formy rozliczeń oferuje agencja - czy są one oparte na godzinach, dniówkach, stawkach za zadanie, czy może obejmują także premiowanie wydajności.
Zapytaj również, co dzieje się w sytuacji, gdy pracownik nie spełnia oczekiwań - czy agencja oferuje szybką wymianę? W jakim czasie i na jakich warunkach? Profesjonalny partner będzie miał przygotowane procedury związane z rotacją i reagowaniem na nieprzewidziane sytuacje, takie jak absencja czy niewystarczająca jakość pracy.
7. Jak rozwiązujecie sytuacje problemowe – absencje, spadek wydajności, konflikty?
Nie da się całkowicie uniknąć sytuacji kryzysowych - nawet najlepiej dopasowany pracownik tymczasowy może się nie pojawić w pracy, nie spełniać oczekiwań lub wejść w konflikt z zespołem. Dlatego byś już na starcie wiedział jak agencja radzi sobie z trudnymi przypadkami i czy ma opracowane procedury reagowania.
Zapytaj, kto zajmuje się interwencją w takich sytuacjach - koordynator przypisany do Twojej firmy, czy centrala? Dowiedz się, w jakim czasie możesz spodziewać się reakcji, np. czy w przypadku nieobecności pracownika, agencja zapewni zastępstwo tego samego dnia, czy w kolejnym terminie?
Sprawdź też, czy agencja monitoruje jakość pracy i zachowanie swoich pracowników w sposób ciągły. Proaktywne podejście do problemów to jeden z wyznaczników rzetelnego partnera, a nie tylko dostawcy ludzi.
Dobrze zorganizowana i doświadczona agencja pracy będzie miała też procedury mediacyjne, system zgłoszeń incydentów oraz jasne zasady wymiany pracowników. Wszystko po to, by ograniczyć ryzyko zakłóceń w Twojej działalności.
8. Czy agencja działa legalnie, posiada certyfikaty i ubezpieczenia?
Legalność działania agencji pracy tymczasowej to absolutna podstawa, choć wciąż zdarzają się na rynku podmioty, które nie spełniają wszystkich wymogów formalnych lub działają na granicy prawa. Współpraca z taką firmą może narazić Twoje przedsiębiorstwo na poważne ryzyko – od kontroli PIP po odpowiedzialność zbiorową.
Zanim podpiszesz umowę, zapytaj agencję, czy widnieje w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (KRAZ) i jaki ma numer certyfikatu. Upewnij się, że posiada stosowne ubezpieczenia OC i umowy z pracownikami zgodne z przepisami prawa pracy. Warto też sprawdzić, czy firma rozlicza się zgodnie z obowiązującymi przepisami i odprowadza składki.
9. Czy oferujecie wsparcie dla obcokrajowców (legalizacja, tłumacze, koordynatorzy)?
Coraz więcej firm w Polsce, szczególnie w branżach takich jak logistyka, produkcja czy e-commerce, zatrudnia pracowników zza granicy. Zadaj pytanie o to, czy agencja zapewnia legalizację pobytu i pracy, pomoc w dokumentacji, a także komunikację w języku ojczystym pracowników. Upewnij się, że obcokrajowcy są nie tylko legalnie zatrudnieni, ale także dobrze poinformowani o zasadach pracy, obowiązkach i strukturze organizacyjnej Twojej firmy.
Dowiedz się również, czy agencja ma koordynatorów znających język ukraiński lub rosyjski - to istotne wsparcie nie tylko dla pracowników, ale również dla Twojego zespołu, który musi ich wdrożyć i z nimi współpracować.
10. Jakie firmy już z Wami współpracowały i czy macie konkretne case studies lub referencje?
Nic nie weryfikuje agencji pracy tymczasowej lepiej niż jej dotychczasowe realizacje. Jeśli firma ma doświadczenie w obsłudze klientów o podobnej skali i branży, prawdopodobnie lepiej poradzi sobie także w Twoim przypadku. Dlatego warto zapytać o konkretne przykłady współpracy, najlepiej z firmami z sektora logistyki, e-commerce lub produkcji.
Dowiedz się, czy agencja może przedstawić dane liczbowe, efekty wdrożeń lub zacytować opinie klientów. Możesz też poprosić o kontakt do firm, które już z nią współpracowały – nawet jeśli to tylko ogólna rekomendacja. Wiarygodny partner nie będzie miał nic do ukrycia.
Więcej o tym, jak rozpoznać rzetelnego partnera, przeczytasz w artykule: Jak wygląda współpraca z rzetelną agencją pracy tymczasowej.
Podsumowanie: wybierz agencję, która naprawdę wesprze twój biznes
Zatrudnianie pracowników tymczasowych to dla wielu firm konieczność, ale dopiero wybór odpowiedniego partnera decyduje o tym, czy ta współpraca przyniesie realne efekty. Zadanie powyższych 10 pytań pozwoli Ci zidentyfikować mocne i słabe strony agencji.
Solidna agencja pracy tymczasowej to nie tylko „dostawca ludzi”, ale zaufany partner kadrowy, który rozumie Twoją branżę, reaguje na potrzeby w czasie rzeczywistym i bierze odpowiedzialność za jakość zatrudnianych osób.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wygląda taka współpraca w praktyce, poznaj usługi dla firm jakie oferuje Fortuna - Agencja Pracy Tymczasowej i Outsourcing Pracowniczy. A jeśli wolisz porozmawiać konkretnie – skontaktuj się z nami, by sprawdzić, jak możemy wesprzeć Twój magazyn.