top of page

Jak wybrać agencję pracy tymczasowej? 7 rzeczy do sprawdzenia przed umową - szczegółowy przewodnik

  • Zdjęcie autora: Fortuna
    Fortuna
  • 2 lip
  • 9 minut(y) czytania
W skrócie: Zanim podpiszesz umowę z agencją pracy tymczasowej, sprawdź wpis do rejestru KRAZ, doświadczenie w Twojej branży, bazę kandydatów na stanowiska fizyczne i warunki umowy - zwłaszcza podział obowiązków BHP i zasadę równego traktowania. Od 1 czerwca 2025 roku korzystanie z podmiotu bez wpisu do KRAZ grozi Twojej firmie grzywną od 3 000 do 100 000 zł. Poniżej 7 punktów do przejścia przed podpisaniem kontraktu.

SPIS TREŚCI:



Sezon za rogiem, a Ty siedzisz nad trzecią ofertą od agencji. Każda obiecuje „pełną obsługę" i „elastyczne podejście". Problem: te same słowa usłyszysz od firmy z 12-letnim stażem i od podmiotu, który wczoraj dostał wpis do rejestru.


Weryfikacja agencji nie wymaga ekspertyzy prawnej. Wymaga listy kontrolnej i chwilę czasu poświęconego przed podpisaniem umowy. Poniżej 7 punktów, które oddzielą rzetelnego partnera kadrowego od firmy, która zniknie po pierwszym problemie.


Koordynator agencji pracy tymczasowej na hali magazynowej z tabletem do monitorowania obsady zmian

Dlaczego wybór agencji to decyzja o ryzyku operacyjnym, nie zakupowa


Zły wybór agencji pracy tymczasowej uderza w trzy miejsca naraz: ciągłość produkcji, budżet i zgodność z prawem.


Wyobraź sobie: masz zamówienie na 3 tygodnie, agencja obiecała 25 osób na magazyn, a w poniedziałek rano pojawia się 11. Reszta „nie potwierdziła". Twoja zmiana jest obsadzona w połowie, a klient czeka na wysyłkę. To nie jest scenariusz teoretyczny, a sytuacja, którą widzimy u firm trafiających do nas po zerwaniu współpracy z poprzednim dostawcą.


Do tego dochodzi ryzyko prawne. Od 1 czerwca 2025 roku nowa ustawa o rynku pracy podniosła kary za korzystanie z podmiotów bez wpisu do rejestru agencji zatrudnienia - i nakładane są one na Twoją firmę, nie na agencję.


Porównujesz agencje pracy tymczasowej? Zacznij od ryzyka, nie od stawki za roboczogodzinę. Liczy się, czy partner kadrowy utrzyma Twoją linię lub magazyn bez przerw. Najtańsza oferta nie jest tu gwarancją.


1. Jak sprawdzić agencję w rejestrze KRAZ - instrukcja krok po kroku


Czym jest KRAZ i co potwierdza wpis


Na rynku działają podmioty, które dostarczają pracowników bez wpisu do rejestru - pod szyldem „outsourcingu" lub „współpracy B2B". Jedyny sposób, żeby to zweryfikować, to KRAZ (Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia) - publiczny rejestr prowadzony przez marszałków województw.


Wpis potwierdza, że:


  • agencja nie ma zaległości wobec ZUS i urzędu skarbowego,

  • osoby zarządzające nie były karane za naruszenia przepisów o rynku pracy,

  • firma nie jest w upadłości ani likwidacji.


Bez aktywnego wpisu agencja nie ma prawa świadczyć usług pracy tymczasowej, a Ty nie powinieneś z nią współpracować.


Weryfikacja na stor.praca.gov.pl - co wpisać i co oznacza wynik


Jak sprawdzić agencję pracy tymczasowej w rejestrze KRAZ:


  1. Wejdź na stor.praca.gov.pl/portal/kraz

  2. Kliknij „Przeglądaj KRAZ"

  3. Wpisz nazwę agencji lub jej NIP w polu wyszukiwania

  4. Sprawdź trzy rzeczy w wynikach:


    • Status wpisu - czy jest aktywny (nie wykreślony, nie zawieszony)

    • Zakres certyfikatu - czy obejmuje „pracę tymczasową" (nie tylko pośrednictwo pracy)

    • Numer KRAZ - zapamiętaj go, przyda się przy weryfikacji umowy


Jeśli agencja nie pojawia się w wynikach - oznacza to, że nie ma wpisu albo podała Ci nieprawdziwą nazwę. Jedno i drugie to sygnał, żeby nie kontynuować rozmów. Dla porównania: wpisz w wyszukiwarkę „Fortuna" lub NIP naszej spółki - zobaczysz numer KRAZ 32018, aktywny status i zakres obejmujący pracę tymczasową. Tak powinien wyglądać wynik każdej agencji, z którą rozmawiasz.


Brak wpisu KRAZ - konsekwencje dla Twojej firmy


Od 1 czerwca 2025 roku korzystanie z usług podmiotu, który nie jest wpisany do rejestru agencji zatrudnienia, grozi grzywną od 3 000 do 100 000 zł (ustawa z 20.03.2025 o rynku pracy i służbach zatrudnienia, stan na lipiec 2026).


Grzywna jest nakładana na pracodawcę użytkownika - czyli na Twoją firmę, nie na agencję. Organy kontrolne (PIP, Straż Graniczna) prowadzą kontrole krzyżowe, więc weryfikują zarówno agencję, jak i zakład, w którym pracują pracownicy tymczasowi. Jeśli zatrudniasz pracowników z zagranicy, dochodzą dodatkowe wymogi - opisujemy je w punkcie 5.


2. Doświadczenie w Twojej branży


Agencja, która obsługiwała biura i call center, niekoniecznie poradzi sobie z obsadą magazynu pracującego na trzy zmiany albo linii produkcyjnej z rygorami BHP. W Fortunie obsadzamy logistykę i produkcję od 2014 roku - i widzimy, że agencje bez doświadczenia w tych sektorach najczęściej potykają się na dwóch rzeczach: nie mają bazy kandydatów gotowych do pracy fizycznej zmianowej i nie rozumieją, jak szybko rotacja w magazynie potrafi spalić cały budżet na rekrutację.


Na co zwrócić uwagę przy wyborze agencji pracy w kontekście branży:


  • Jakie stanowiska obsadzała - komisjoner, operator wózka, pakowacz, pracownik linii to inne wymagania rekrutacyjne niż recepcjonista czy asystent.

  • Ilu pracowników dostarczyła jednorazowo - jeśli potrzebujesz 40 osób w tydzień, agencja, która dotąd wysyłała po 3-5, może nie mieć bazy ani procesów.

  • Czy zna specyfikę Twojego sektora - w logistyce liczy się czas mobilizacji i rotacja, w produkcji - szkolenia stanowiskowe i BHP, w e-commerce - elastyczność sezonowa.


Zapytaj o konkretne realizacje: dla jakich firm z Twojej branży pracowała, ile osób obsadzała, jak radziła sobie z pikami sezonowymi. Jeśli agencja nie potrafi podać ani jednego przykładu z logistyki czy produkcji - lepiej szukać dalej. Sprawdź też, jak agencja weryfikuje kandydatów - od tego zależy, czy nowa osoba wejdzie na stanowisko przygotowana, czy odejdzie po trzech dniach.


zespół pracowników tymczasowych na zmianie - przy kompletacji zamówień w magazynie lub na linii produkcyjnej


3. Baza kandydatów i czas mobilizacji zespołu


Najważniejsze pytanie do agencji brzmi: ile czasu potrzebuje, żeby dostarczyć gotowy zespół na Twój magazyn lub halę?


Czas mobilizacji zależy od trzech rzeczy: wielkości aktywnej bazy kandydatów, bliskości geograficznej agencji do Twojego zakładu i tego, czy agencja zapewnia transport i zakwaterowanie. Agencja z oddziałem w Twoim regionie i własną bazą noclegową uruchomi zespół szybciej niż firma, która rekrutuje od zera z drugiego końca kraju. To dlatego utrzymujemy 11 oddziałów, własną flotę 450 pojazdów i 250 obiektów noclegowych - żeby uruchomienie zespołu nie czekało na wynajem busów i szukanie kwater.


Przy porównaniu agencji pracy tymczasowej zapytaj:


  • Jak duża jest jej baza kandydatów na stanowiska fizyczne w moim regionie?

  • Jaki jest realny czas od zapotrzebowania do pojawienia się pierwszych osób na zmianie?

  • Czy zapewnia transport pracowników do zakładu?

  • Co się dzieje, jeśli ktoś nie przyjdzie - jaka jest procedura zastępstwa?


4. Koordynator pracowników na miejscu


W modelu pracy tymczasowej operacyjne zarządzanie zespołem leży po Twojej stronie - Ty wyznaczasz zadania i kontrolujesz wykonanie. Ale wdrożenie nowych osób, komunikacja z pracownikami zagranicznymi i obsługa zastępstw to warstwa, w której agencja powinna Cię odciążać przez swojego koordynatora.


Co robi koordynator agencji:


  • Prowadzi onboarding nowych osób - pomaga im odnaleźć się w zakładzie w pierwszych dniach, żeby szybciej osiągnęli wydajność

  • Dba o komunikację z pracownikami zagranicznymi - w logistyce i produkcji bariera językowa to ryzyko BHP, nie tylko problem organizacyjny

  • Pilnuje, żeby zastępstwa pojawiały się na czas - gdy ktoś nie przyjdzie na zmianę, koordynator reaguje, nie Twój dział HR

  • Monitoruje frekwencję i raportuje rotację - Ty dostajesz dane, nie domysły


To nie jest nadzór nad procesem jak w outsourcingu. Tutaj to wsparcie, które odciąża Twojego kierownika. Bez koordynatora wszystkie te sprawy spadają na Twoich ludzi, którzy nie zatrudniali tych pracowników i formalnie za nich nie odpowiadają.


Zapytaj agencję wprost: czy wyznaczy koordynatora do Twojego projektu i jak wygląda jego obecność - codziennie na miejscu, w pierwszych dniach wdrożenia, czy tylko telefonicznie? Odpowiedź wiele powie o modelu współpracy.


5. Doświadczenie z zatrudnianiem cudzoziemców


Jeśli Twoja firma korzysta z pracowników z zagranicy (lub jest to w planach), agencja musi mieć udokumentowane doświadczenie w legalizacji pracy i pobytu.


Na co zwrócić uwagę:


  • Czy agencja ma zaktualizowany wpis KRAZ obejmujący usługi na rzecz cudzoziemców;

  • Czy samodzielnie prowadzi legalizację (oświadczenia, zezwolenia, powiadomienia), czy korzysta z pośredników;

  • Czy komunikuje się z pracownikami w ich języku - w logistyce i produkcji to wpływa na bezpieczeństwo, nie tylko na komfort.


Jeśli agencja mówi „załatwimy wszystko", ale nie potrafi opisać konkretnej procedury legalizacji - traktuj to jako sygnał ostrzegawczy. Zatrudnienie cudzoziemców przez agencję wymaga precyzyjnej dokumentacji i terminów, nie ogólnych deklaracji.


6. OC i stabilność finansowa


Przepisy nie nakładają wprost na agencję pracy tymczasowej obowiązku posiadania polisy OC. Ale w praktyce każdy poważny pracodawca użytkownik wymaga jej przed rozpoczęciem współpracy - i słusznie. Agencja pracy tymczasowej jest formalnym pracodawcą pracownika tymczasowego i odpowiada za szkody, które ten wyrządzi w Twoim zakładzie lub osobom trzecim.


Poproś o kopię polisy i sprawdź trzy rzeczy:


  • Suma gwarancyjna - czy jest adekwatna do skali projektu

  • Zakres: OC pracodawcy - chroni w razie wypadku przy pracy (bez tego punktu polisa jest niepełna)

  • Zakres: szkody w mieniu powierzonym - obejmuje uszkodzenie sprzętu, towaru i infrastruktury Twojego zakładu


Stabilność finansową sprawdzisz w KRS lub CEIDG - szukaj kapitału zakładowego, daty wpisu i ewentualnych postępowań upadłościowych. Agencja, która jutro zniknie z rynku, zostawi Cię z pracownikami bez formalnego pracodawcy.


7. Co powinna zawierać umowa z agencją pracy tymczasowej


Umowa z agencją określa, kto za co odpowiada, kiedy pracownik nie pojawi się na zmianie, wypadek zatrzyma linię albo PIP zapuka do drzwi. Ogólna ramowa umowa bez poniższych zapisów nie chroni żadnej ze stron.


Checklist zapisów, które powinny znaleźć się w umowie:


  • Stawka fakturowa vs wynagrodzenie pracownika - agencja powinna jasno pokazać, ile z faktury trafia do pracownika, a ile stanowi jej marżę i koszty (ZUS, FP, urlopy). Jeśli dostajesz jedną kwotę bez rozbicia - nie wiesz, za co płacisz.


  • Zasada równego traktowania - pracownik tymczasowy ma prawo do takich samych warunków jak Twoi pracownicy etatowi na analogicznym stanowisku (art. 15 ustawy z 9.07.2003 o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Umowa powinna precyzować, jak agencja to zapewnia.


  • Podział obowiązków BHP - pracodawca użytkownik odpowiada za warunki BHP na stanowisku pracy, agencja za szkolenie wstępne. Umowa musi jasno dzielić te role, żeby przy wypadku nie było sporu o odpowiedzialność.


  • Limit 18 miesięcy (lub 36 przy zastępstwie) - jeden pracownik tymczasowy może pracować u tego samego pracodawcy użytkownika maksymalnie 18 miesięcy w ciągu 36 miesięcy. Umowa powinna wskazywać, kto monitoruje ten limit.


  • Czas reakcji na zapotrzebowanie kadrowe - ile dni/godzin od zgłoszenia do pojawienia się pracowników. Bez tego zapisu nie masz podstawy do reklamacji.


  • Zasady zastępstw i rotacji - co się dzieje, gdy pracownik nie pojawi się na zmianie. Czy agencja gwarantuje zastępstwo i w jakim czasie.


  • Warunki rozwiązania umowy - jaki jest okres wypowiedzenia, czy są kary umowne i w jakich sytuacjach.


Zweryfikowałeś agencję formalnie - teraz czas na rozmowę. Oto pytania do agencji przed podpisaniem umowy, które warto zadać na spotkaniu.


Sygnały ostrzegawcze - kiedy lepiej nie podpisywać umowy


Pięć sytuacji, w których powinien zapalić Ci się czerwony alarm:


  1. Agencja nie figuruje w rejestrze KRAZ - lub podaje numer, którego nie da się zweryfikować na stor.praca.gov.pl. Bez aktywnego wpisu współpraca jest nielegalna.


  2. Odmawia pokazania polisy OC - „mamy, ale nie możemy teraz przesłać" to odpowiedź, która powinna zakończyć rozmowę.


  3. Brak koordynatora na miejscu - agencja obiecuje „pełną obsługę", ale nie deleguje nikogo do Twojego zakładu. W praktyce oznacza to, że frekwencja, zastępstwa i kwestie kadrowe pracowników tymczasowych spadną na Twoich kierowników zmianowych.


  4. „Wszystko załatwimy ustnie" - brak pisemnych ustaleń dotyczących stawek, podziału BHP, limitów czasowych i zastępstw. Przy pierwszym sporze nie będziesz miał się na czym oprzeć.


  5. Brak doświadczenia w Twojej branży - agencja nie potrafi podać ani jednej realizacji w logistyce, produkcji lub e-commerce, ale zapewnia, że „damy radę". W szczycie sezonu „dawanie rady" to za mało.


Podsumowanie


Jak wybrać agencję pracy tymczasowej? Oto siedem punktów, które opisaliśmy w tym artykule:


  1. Aktywny wpis do KRAZ - zweryfikowany na stor.praca.gov.pl

  2. Doświadczenie w Twojej branży - logistyka, produkcja lub e-commerce

  3. Baza kandydatów i realny czas mobilizacji zespołu

  4. Koordynator jako wsparcie

  5. Udokumentowane doświadczenie z zatrudnianiem cudzoziemców (jeśli dotyczy)

  6. Polisa OC i stabilność finansowa do zweryfikowania w KRS

  7. Umowa z konkretnymi zapisami - stawki, BHP, limity, zastępstwa


Przejście tego checklistu zajmuje godzinę-dwie. Pominięcie go może kosztować grzywny do 100 000 zł, przestoje i utratę kontraktu z Twoim klientem.


Fortuna spełnia każdy punkt tego checklistu - KRAZ 32018, polisa OC, 12 lat na rynku, 11 oddziałów w Polsce, 450 pojazdów dowożących pracowników, 250 obiektów noclegowych.


Porozmawiajmy o Twoich potrzebach kadrowych - współpraca z agencją pracy tymczasowej zaczyna się od rozmowy o Twojej branży i skali.

FAQ


Jak sprawdzić, czy agencja jest wpisana do KRAZ?


Wejdź na stor.praca.gov.pl/portal/kraz, kliknij „Przeglądaj KRAZ" i wpisz nazwę lub NIP agencji. Sprawdź status wpisu (aktywny), zakres (praca tymczasowa) i numer certyfikatu. Zajmuje to 2 minuty.


Co grozi firmie za korzystanie z agencji bez wpisu do rejestru?


Grzywna od 3 000 do 100 000 zł, nakładana na pracodawcę użytkownika - czyli na Twoją firmę, nie na agencję. Podstawa: ustawa z 20.03.2025 o rynku pracy i służbach zatrudnienia. PIP i Straż Graniczna prowadzą kontrole krzyżowe (stan na lipiec 2026).


Czy agencja pracy tymczasowej musi mieć ubezpieczenie OC?


Nie ma takiego obowiązku prawnego, ale w praktyce firmy wymagają polisy jako warunku współpracy. Polisa powinna obejmować OC pracodawcy i szkody w mieniu powierzonym - szczegóły opisaliśmy w punkcie 6.


O Fortunie


Fortuna działa od 2014 roku jako profesjonalna agencja pracy i firma outsourcingowa dla logistyki, produkcji i e-commerce. Zatrudniamy ponad 6 000 osób w 120+ lokalizacjach w Polsce, z własnym transportem (450 pojazdów) i zakwaterowaniem (250 obiektów). Działamy zgodnie z przepisami, z wpisem do KRAZ (nr 32018).


Stan prawny: lipiec 2026. Podstawa: ustawa z 9.07.2003 o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. 2003 nr 166 poz. 1608 ze zm.), ustawa z 20.03.2025 o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620 [DO WERYFIKACJI: brief podaje poz. 621]). Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.


 
 
bottom of page