_edited.jpg)
Zatrudnienie cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej - opis procedury (2026)
- Fortuna
- 11 godzin temu
- 8 minut(y) czytania
W skrócie: Agencja pracy tymczasowej wpisana do rejestru KRAZ jest formalnym pracodawcą cudzoziemca i przejmuje całą legalizację - od dokumentów po odpowiedzialność przy kontroli. Procedura zależy od tego, skąd pochodzi pracownik: dla obywatela Ukrainy z ważnym statusem UKR wystarczy powiadomienie urzędu pracy, dla cudzoziemca z państwa trzeciego potrzebne jest oświadczenie o powierzeniu pracy albo zezwolenie na pracę. Od 1 czerwca 2025 roku obowiązuje nowa ustawa, która zmieniła terminy, opłaty i podniosła kary za nielegalne zatrudnienie. Od 5 marca 2026 zmieniły się też zasady dla pracowników z Ukrainy.
CO ZNAJDZIESZ W ARTYKULE:
Masz zamówienia spiętrzone na trzy miesiące do przodu i brakuje rąk do pracy w magazynie. Wiesz, że pracownicy z zagranicy rozwiązaliby problem, ale przy słowie „legalizacja" zapala się czerwona lampka: ile to trwa, jakie dokumenty, i kto odpowiada, jeśli coś pójdzie nie tak przy kontroli. Ten artykuł wyjaśnia całą procedurę według przepisów obowiązujących w 2026 roku.
Fortuna działa na rynku pracy tymczasowej od 2014 roku, ma wpis do rejestru KRAZ pod numerem 32018 i 11 oddziałów w Polsce. Pracowników z zagranicy w logistyce i produkcji obsługujemy operacyjnie, więc procedurę opisujemy od strony praktyki, nie tylko teorii.
Czy agencja może legalnie zatrudnić cudzoziemca?
Tak. Agencja pracy tymczasowej wpisana do rejestru KRAZ jest formalnym pracodawcą i to ona przeprowadza legalizację oraz odpowiada za nią przed urzędami. W modelu pracy tymczasowej cudzoziemca do pracy u pracodawcy użytkownika może kierować wyłącznie agencja wpisana do KRAZ. Dla firmy korzystającej z takich pracowników to istotne zabezpieczenie, bo działalność jest regulowana i nadzorowana przez państwo.
To, jak w praktyce dzieli się role między agencję a Twoją firmę, jest częścią usługi zatrudnienia pracowników tymczasowych. W tym artykule skupiamy się na samej procedurze legalizacji: co trzeba załatwić, żeby cudzoziemiec mógł legalnie podjąć pracę.
Zastanawiasz się, ile czasu zaoszczędzisz, oddając legalizację agencji? Porozmawiajmy o Twoim zapotrzebowaniu - skontaktuj się z nami.
Pracownik z Ukrainy a cudzoziemiec z innego kraju - czym różni się procedura?
Procedura legalizacji rozdziela się na dwie ścieżki. Obywatel Ukrainy z ważnym statusem UKR może pracować na podstawie samego powiadomienia urzędu pracy. Cudzoziemiec z państwa trzeciego (np. Filipiny, Indie, Nepal) potrzebuje oświadczenia o powierzeniu pracy albo zezwolenia na pracę. To rozróżnienie decyduje o tym, ile formalności Cię czeka i jak długo trwa start pracownika.
Obywatel Ukrainy: powiadomienie i status PESEL UKR
Obywatel Ukrainy objęty ochroną czasową może legalnie pracować bez zezwolenia. Wystarczy, że pracodawca złoży powiadomienie o powierzeniu pracy do powiatowego urzędu pracy w ciągu 7 dni od jej rozpoczęcia. Powiadomienie to elektroniczne zgłoszenie przez portal praca.gov.pl, które informuje urząd, że dana osoba podjęła u Ciebie pracę. Nie jest to wniosek, na który się czeka, lecz zawiadomienie.
Ochrona czasowa przysługuje osobom posiadającym numer PESEL ze statusem UKR (oznaczenie w rejestrze, że dana osoba korzysta z ochrony w związku z wojną). Tu jednak uwaga, która zmieniła się w 2026 roku: specustawa ukraińska została wygaszona 5 marca 2026, a ochrona czasowa na jej podstawie obowiązuje do 4 marca 2027. Po tej dacie pracownik, który chce dalej pracować w Polsce, musi mieć uregulowany pobyt na innej podstawie, najczęściej przez zezwolenie na pobyt czasowy.
Dla pracodawcy płynie z tego praktyczny wniosek: status UKR nie jest gwarancją „raz na zawsze". Trzeba pilnować dat ważności i w porę przeprowadzić pracownika na pobyt czasowy. To jeden z tych momentów, w których agencja zdejmuje z firmy obowiązek śledzenia kalendarza legalizacyjnego dla każdego pracownika osobno.
Państwa trzecie - oświadczenie o powierzeniu pracy
Dla obywateli wybranych państw (m.in. Ukrainy, Białorusi, Mołdawii) najprostszą ścieżką jest oświadczenie o powierzeniu pracy. Wpis do ewidencji prowadzonej przez powiatowy urząd pracy, który pozwala zatrudnić cudzoziemca na okres do 24 miesięcy. Pracodawca składa je elektronicznie, a urząd wpisuje je do ewidencji zwykle w ciągu 7 dni roboczych (do 30 dni, jeśli sprawa wymaga wyjaśnień).
Oświadczenie sprawdza się przy pracach niewymagających zezwolenia sektorowego i przy zatrudnieniu krótszym lub sezonowym. Dla cudzoziemców spoza listy państw objętych uproszczeniem oraz w części branż konieczne jest już zezwolenie na pracę.
Kiedy potrzebne jest zezwolenie na pracę (typ A) i sezonowe
Zezwolenie na pracę typu A to decyzja wojewody pozwalająca cudzoziemcowi pracować u konkretnego pracodawcy na konkretnym stanowisku. Wymagana, gdy nie ma zastosowania oświadczenie ani ścieżka uproszczona. Wniosek składa pracodawca (w modelu pracy tymczasowej - agencja), a postępowanie trwa zwykle do około miesiąca, choć przy brakach formalnych może się przeciągnąć.
Zezwolenie na pracę sezonową dotyczy prac sezonowych w rolnictwie, ogrodnictwie i turystyce. Wydaje je starosta na okres do 9 miesięcy w roku kalendarzowym. Dla typowej pracy magazynowej czy produkcyjnej właściwą ścieżką jest oświadczenie lub zezwolenie typu A, nie sezonowe.
Porównanie ścieżek
Pochodzenie / status | Podstawa legalizacji pracy | Kto składa | Orientacyjny termin |
Ukraina, ważny status UKR | Powiadomienie do PUP | Pracodawca (agencja) | Zgłoszenie w 7 dni od startu pracy |
Państwa objęte uproszczeniem | Oświadczenie o powierzeniu pracy | Pracodawca (agencja) | Zwykle 7 dni roboczych, do 30 dni |
Pozostałe państwa trzecie | Zezwolenie na pracę typ A | Pracodawca (agencja) | Zwykle do ok. 1 miesiąca |
Praca sezonowa | Zezwolenie na pracę sezonową | Pracodawca (agencja) | Zależnie od urzędu |
Jak wygląda proces legalizacji pracy w Polsce?
Niezależnie od ścieżki, proces legalizacji przez agencję przebiega według tego samego schematu:
Weryfikacja statusu pobytowego: agencja sprawdza, na jakiej podstawie cudzoziemiec przebywa na terytorium Polski i czy ma dostęp do rynku pracy (np. ważny status UKR, wiza z prawem do pracy, karta pobytu).
Wybór właściwej ścieżki: powiadomienie, oświadczenie lub zezwolenie, w zależności od pochodzenia i charakteru pracy.
Złożenie dokumentów elektronicznie: od 1 czerwca 2025 całość przechodzi przez portal praca.gov.pl; wnioski papierowe nie są rozpoznawane.
Zawarcie umowy w formie pisemnej: wraz z tłumaczeniem na język zrozumiały dla pracownika; kopia umowy trafia do urzędu przed rozpoczęciem pracy.
Zgłoszenia i raportowanie: informacja o podjęciu pracy, a w razie potrzeby o jej niepodjęciu lub zakończeniu, w ustawowych terminach.
Bieżące pilnowanie ważności: agencja monitoruje daty ważności dokumentów i w porę uruchamia przedłużenie lub zmianę podstawy prawnej.
W modelu pracy tymczasowej kroki 1–6 wykonuje agencja jako formalny pracodawca. Twoja firma otrzymuje wsparcie kadrowe i jedną fakturę za usługę.
Po dopełnieniu legalizacji zaczyna się wdrożenie pracowników tymczasowych - szczególnie istotne przy zespołach z zagranicy, gdzie dochodzi bariera językowa i organizacja zakwaterowania.
Ile trwa legalizacja i ile kosztuje?
Czas legalizacji zależy od ścieżki. Powiadomienie dla obywatela Ukrainy to zgłoszenie składane w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy (pracownik może zacząć od razu). Oświadczenie o powierzeniu pracy wpisuje się zwykle w 7 dni roboczych, a zezwolenie typu A wymaga zwykle do około miesiąca. Koszty są stałe i wynikają z rozporządzeń wykonawczych.
Terminy
Powiadomienie (Ukraina, status UKR): składane w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
Oświadczenie o powierzeniu pracy: wpis do ewidencji zwykle w 7 dni roboczych, do 30 dni przy sprawach wymagających wyjaśnień.
Zezwolenie na pracę typ A: postępowanie zwykle do około miesiąca.
Opłaty
Dokument | Opłata |
Oświadczenie o powierzeniu pracy | 400 zł |
Zezwolenie na pracę typ A - praca do 3 miesięcy | 200 zł |
Zezwolenie na pracę typ A - praca powyżej 3 miesięcy | 400 zł |
Zezwolenie na pracę sezonową (wydanie lub przedłużenie) | 100 zł |
Opłata za zezwolenie typu A zależy od długości zatrudnienia, nie od samego rodzaju zezwolenia. Wynosi 200 zł, gdy praca ma trwać do 3 miesięcy, i 400 zł przy dłuższym okresie.
Opłaty obowiązują od grudnia 2025 (rozporządzenie do ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Przy współpracy z agencją te koszty i cała obsługa mieszczą się w jednym rozliczeniu za usługę. Nie musisz prowadzić osobnych płatności do urzędów ani pilnować numerów rachunków.
Co zmieniła ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców z 2025 roku?
Od 1 czerwca 2025 obowiązuje nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. 2025 poz. 621), która zastąpiła przepisy z 2004 roku. Najważniejsze zmiany to pełna elektronizacja procedur, nowe zasady dokumentowania zatrudnienia i wyraźnie wyższe kary za naruszenia.
Ta zmiana ma praktyczny skutek dla każdego, kto szuka informacji w sieci: spora część poradników wciąż opisuje procedurę według ustawy z 2004 roku - z innymi terminami, opłatami i bez obowiązkowej elektronizacji. Zanim zastosujesz instrukcję z dowolnego artykułu, sprawdź, czy odwołuje się do stanu prawnego po czerwcu 2025.
Najważniejsze zmiany
Pełna elektronizacja - wnioski o zezwolenia i oświadczenia składa się wyłącznie online przez praca.gov.pl; dokumenty papierowe pozostają bez rozpoznania.
Kopia umowy do urzędu - pracodawca przekazuje urzędowi kopię umowy z cudzoziemcem jeszcze przed rozpoczęciem pracy.
Obowiązek przechowywania dokumentów - kopię dokumentu pobytowego trzeba przechowywać przez cały okres zatrudnienia i 2 lata po jego zakończeniu.
Zmiany dla pracowników z Ukrainy - od 5 marca 2026 wygaszono specustawę ukraińską; ochrona czasowa na jej podstawie obowiązuje do 4 marca 2027.
Wyższe sankcje
Maksymalna grzywna dla pracodawcy wzrosła z 30 000 zł do 50 000 zł. Kara za nielegalne powierzenie pracy kilku cudzoziemcom jest wymierzana proporcjonalnie do ich liczby, z minimalną stawką 3 000 zł za każdą osobę. Inspektor pracy może też nałożyć mandat do 10 000 zł bez udziału sądu.
Co grozi za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?
Za powierzenie pracy cudzoziemcowi bez wymaganych dokumentów, pracodawcy grozi grzywna od 3 000 zł do 50 000 zł, wymierzana proporcjonalnie do liczby nielegalnie zatrudnionych osób. Przy umyślnym naruszeniu kara sięga 50 000 zł, z minimalną kwotą wyższą niż przy zwykłym wykroczeniu. Do tego dochodzą konsekwencje administracyjne: ukaranie może blokować wydanie zezwoleń i oświadczeń w przyszłości.
Legalność zatrudnienia kontrolują Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna, które mają prawo sprawdzać zarówno dokumenty pracownicze, jak i podstawę pobytu cudzoziemca. Odpowiedzialność pracodawcy obejmuje nie tylko legalną pracę, ale też legalny pobyt zatrudnionej osoby.
Współpraca z agencją pracy tymczasowej zmienia układ ryzyka. Jako formalny pracodawca cudzoziemca, to agencja składa dokumenty, pilnuje dat ważności statusów i zezwoleń, prowadzi raportowanie do urzędów i staje przed inspektorem PIP lub Straży Granicznej podczas kontroli. Jeśli pojawi się błąd w legalizacji, odpowiedzialność spoczywa na agencji jako pracodawcy, a nie na Twojej firmie korzystającej z pracy. To przeniesienie ryzyka jest faktyczną różnicą między samodzielną legalizacją a współpracą z agencją.
Potrzebujesz pracowników z zagranicy? Zajmiemy się legalizacją i całą dokumentacją - Ty dostajesz gotowy zespół i jedną fakturę. Umów bezpłatną konsultację.
Podsumowanie
Legalne zatrudnienie cudzoziemca na polskim rynku pracy w 2026 roku zależy od jego pochodzenia i statusu pobytu. Obywatel Ukrainy z ważnym statusem UKR pracuje na podstawie powiadomienia, cudzoziemiec z państwa trzeciego - na podstawie oświadczenia lub zezwolenia na pracę. Od czerwca 2025 obowiązuje nowa ustawa, która scyfryzowała procedury i podniosła kary, a od marca 2026 zmieniły się reguły dla pracowników z Ukrainy. Dla pracodawcy to obszar, w którym łatwo o kosztowny błąd - i obszar, który agencja pracy tymczasowej przejmuje w całości, razem z odpowiedzialnością.
FAQ
Czym różni się oświadczenie o powierzeniu pracy od zezwolenia na pracę?
Oświadczenie to uproszczony wpis do ewidencji urzędu pracy dla obywateli wybranych państw, pozwalający zatrudnić cudzoziemca na okres do 24 miesięcy. Zezwolenie na pracę to decyzja wojewody wymagana wtedy, gdy oświadczenie nie ma zastosowania - dotyczy szerszego grona cudzoziemców i wiąże się z dłuższym postępowaniem.
Czy pracownik z Ukrainy z PESEL UKR potrzebuje zezwolenia na pracę?
Nie, dopóki ma ważny status UKR i korzysta z ochrony czasowej. Wystarczy powiadomienie urzędu pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Po wygaśnięciu ochrony (horyzont 4 marca 2027) konieczne jest uregulowanie pobytu na innej podstawie, np. przez zezwolenie na pobyt czasowy.
Ile trwa legalizacja zatrudnienia cudzoziemca?
Zależy od ścieżki. Powiadomienie dla obywatela Ukrainy pozwala zacząć pracę od razu (zgłoszenie w 7 dni), oświadczenie o powierzeniu pracy wpisuje się zwykle w 7 dni roboczych, a zezwolenie typu A wymaga zwykle do około miesiąca.
Co grozi firmie za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca?
Grzywna od 3 000 zł do 50 000 zł, wymierzana proporcjonalnie do liczby nielegalnie zatrudnionych osób, plus możliwy mandat inspektora pracy do 10 000 zł i konsekwencje administracyjne utrudniające przyszłe legalizacje.
Co zmieniło się w zatrudnianiu cudzoziemców od czerwca 2025?
Procedury przeszły w pełni do formy elektronicznej (praca.gov.pl), pojawił się obowiązek przekazania urzędowi kopii umowy przed startem pracy i przechowywania dokumentów pobytowych przez 2 lata po zakończeniu zatrudnienia, a maksymalna grzywna wzrosła do 50 000 zł.
O autorze
Fortuna Agencja Pracy Tymczasowej / Fortuna Outsourcing - agencja zatrudnienia wpisana do rejestru KRAZ (nr 32018), działająca na polskim rynku od 2014 roku. Specjalizujemy się w pracy tymczasowej i outsourcingu dla logistyki, produkcji i e-commerce, z doświadczeniem w legalnym zatrudnianiu pracowników z zagranicy.
Stan prawny: czerwiec 2026. Podstawa: ustawa z 20.03.2025 o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. 2025 poz. 621), rozporządzenia wykonawcze obowiązujące od 1.12.2025, zmiany dot. obywateli Ukrainy od 5.03.2026. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
