Przejęcie pracownika z agencji pracy tymczasowej - jak to zrobić legalnie i bez problemów

W skrócie: Przejęcie pracownika z agencji pracy tymczasowej jest w pełni legalne - ustawa nie zabrania pracodawcy użytkownikowi zatrudnić pracownika tymczasowego po zakończeniu umowy. Wymaga to zakończenia dotychczasowej umowy tymczasowej, zgody pracownika i podpisania nowej umowy o pracę. Istotne: art. 12 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych zakazuje klauzul, które blokowałyby takie zatrudnienie.

Pewnie znasz ten scenariusz: od kilku miesięcy pracuje u Ciebie pracownik tymczasowy z agencji. Sprawdza się, zna procesy, dogaduje się z zespołem. Zaczynasz się zastanawiać - czy mogę go po prostu zatrudnić u siebie? Jak to wygląda formalnie? Czy agencja może to zablokować? W tym artykule wyjaśniamy cały proces - od strony prawnej po konkretne kroki, które musisz podjąć jako pracodawca.

Czym jest przejęcie pracownika z agencji pracy tymczasowej?

Przejęcie pracownika tymczasowego oznacza zakończenie jego umowy z agencją i podpisanie nowej umowy o pracę bezpośrednio z Twoją firmą. To nie jest „przepisanie" umowy ani przejście zakładu pracy w rozumieniu art. 23¹ Kodeksu pracy - to dwa osobne zdarzenia: koniec jednego stosunku pracy i początek drugiego.

W całym procesie uczestniczą trzy strony: agencja pracy tymczasowej (dotychczasowy pracodawca formalny), Twoja firma (pracodawca użytkownik, który staje się nowym pracodawcą) i osoba zatrudniona. Każda ze stron musi podjąć określone działania - ale najważniejsze jest to, że ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych nie zabrania takiego przejęcia. Wręcz przeciwnie - chroni prawo pracownika do podjęcia zatrudnienia pracowników tymczasowych u pracodawcy użytkownika.

Kiedy można przejąć pracownika tymczasowego z agencji pracy?

Przejęcie jest możliwe w trzech sytuacjach. Najczęstsza to zakończenie umowy tymczasowej w naturalny sposób - umowa wygasa, a Ty proponujesz pracownikowi nową umowę na danym stanowisku bezpośrednio z Twoją firmą.

Po zakończeniu umowy tymczasowej

To najprostszy wariant. Umowa o pracę tymczasową dobiega końca, agencja rozlicza pracownika (świadectwo pracy, ekwiwalent za urlop), a Ty podpisujesz z nim nową umowę. Żadnych dodatkowych opłat, żadnych ograniczeń - po zakończeniu umowy tymczasowej pracownik jest wolny w swoich decyzjach.

Po osiągnięciu limitu 18 miesięcy

Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (art. 20) stanowi, że pracownik tymczasowy może pracować na rzecz jednego pracodawcy użytkownika maksymalnie 18 miesięcy w ciągu 36 kolejnych miesięcy. Po wyczerpaniu tego limitu dalsza praca tymczasowa u Ciebie nie jest możliwa, ale zatrudnienie bezpośrednie jak najbardziej. To wręcz naturalny moment na przejęcie sprawdzonej osoby.

W trakcie trwania umowy - na podstawie ustaleń z agencją

Nie musisz czekać na wygaśnięcie umowy. Jeśli chcesz przejąć pracownika wcześniej, możesz to uzgodnić z agencją. W praktyce oznacza to rozwiązanie umowy tymczasowej za porozumieniem stron (lub z zachowaniem okresu wypowiedzenia) i jednoczesne podpisanie nowej umowy z pracownikiem. Tutaj najczęściej pojawia się temat opłaty za przejęcie.

Ile kosztuje przejście pracownika z agencji?

Koszt zależy od tego, kiedy przejmujesz pracownika i co zapisano w ramach umowy z agencją. Dobra wiadomość: po ustaniu umowy tymczasowej przejęcie jest zazwyczaj bezpłatne. Opłata pojawia się głównie przy wcześniejszym przejęciu - w tzw. okresie ochronnym.

Jeśli interesuje Cię czym różni się outsourcing a praca tymczasowa, przeczytaj nasz artykuł: Outsourcing a praca tymczasowa i leasing - różnice, przepisy 2026 i który model wybrać

Opłata za przejęcie - skąd się bierze i od czego zależy

Agencja pracy tymczasowej inwestuje w rekrutację, selekcję i obsługę kadrowo-płacową pracownika. Jeśli chcesz go zatrudnić zanim „zwrócą się" te koszty, umowa z agencją może przewidywać opłatę za przejęcie (czasem nazywaną prowizją). Jej wysokość zależy od ustaleń handlowych. Najczęściej jest to równowartość 1-3 miesięcznych wynagrodzeń pracownika lub stała kwota określona w kontrakcie.

Ważne: Opłata dotyczy wyłącznie okresu ochronnego zapisanego w umowie między firmą a agencją. Po jego upływie - przejście pracownika następuje bez dodatkowych kosztów.

Kiedy przejęcie jest bezpłatne

Przejęcie pracownika tymczasowego nie wiąże się z opłatą, gdy:

• umowa tymczasowa zakończyła się w naturalny sposób (wygaśnięcie, upływ okresu),

• minął okres ochronny określony w umowie z agencją pracy,

• pracownik wyczerpał limit 18 miesięcy pracy tymczasowej,

• umowa z agencją nie przewiduje opłaty za przejęcie (niektóre agencje w ogóle jej nie stosują).

Art. 12 ustawy - agencja pracy tymczasowej nie może zablokować zatrudnienia

To przepis, o którym warto wiedzieć. Art. 12 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U.2025.236 t.j.) mówi jasno: ustalenie między agencją zatrudnienia a pracodawcą użytkownikiem warunku niezatrudnienia pracownika tymczasowego po zakończeniu pracy tymczasowej jest nieważne.

Co to oznacza w praktyce? Żadna klauzula w umowie z agencją nie może Ci zakazać zatrudnienia pracownika po zakończeniu jego pracy tymczasowej. Nawet jeśli taki zapis się pojawi - jest z mocy prawa nieważny. Agencja może ustalić opłatę za wcześniejsze przejście pracownika (w trakcie trwania umowy), ale nie może powiedzieć „nie wolno Ci go zatrudnić".

To ważna różnica. Opłata za przejęcie w okresie ochronnym jest mechanizmem rynkowym i mieści się w ramach swobody umów. Ale klauzula zakazująca zatrudnienia po zakończeniu umowy tymczasowej - już nie.

W Fortunie warunki przejęcia omawiamy już na etapie podpisywania umowy - żeby obie strony wiedziały, na czym stoją.

Jak przejąć pracownika z agencji krok po kroku?

Poniżej checklist, który przeprowadzi Cię przez cały proces. W zależności od sytuacji (przejęcie po zakończeniu umowy vs. w trakcie) poszczególne kroki mogą wyglądać nieco inaczej.

Krok 1. Sprawdź umowę z agencją

Zanim cokolwiek zrobisz, zajrzyj do umowy łączącej Twoją firmę z agencją. Sprawdź:

• Czy jest zapisany okres ochronny (i ile jeszcze trwa)?

• Czy umowa przewiduje opłatę za przejęcie - ile i na jakich zasadach?

• Jakie są warunki rozwiązania umowy tymczasowej?

Szukasz agencji, która nie blokuje przejęcia sprawdzonych pracowników? Porozmawiajmy o współpracy. Zobacz też nasz artykuł: Pytania, które warto zadać agencji przed podpisaniem umowy.

Krok 2. Uzgodnij warunki z agencją i zakończ umowę tymczasową

Poinformuj agencję o zamiarze zatrudnienia pracownika. W dobrej relacji biznesowej to rozmowa, nie konflikt. Uzgodnijcie:

• datę zakończenia umowy tymczasowej,

• ewentualną opłatę za przejęcie (jeśli dotyczy),

• przekazanie dokumentacji pracowniczej (świadectwo pracy, rozliczenie urlopu).

Agencja rozlicza pracownika - wypłaca ekwiwalent za niewykorzystany urlop, wystawia świadectwo pracy i wyrejestrowuje go z ZUS.

Krok 3. Uzyskaj zgodę pracownika

Przejęcie wymaga świadomej zgody pracownika. Nie ma mechanizmu „automatycznego przeniesienia". Pracownik musi wiedzieć, na jakich warunkach będzie u Ciebie zatrudniony, i musi je zaakceptować. Przedstaw mu ofertę - stanowisko, wynagrodzenie, rodzaj umowy, zakres obowiązków.

Krok 4. Podpisz nową umowę o pracę i dopełnij formalności

Gdy pracownik wyrazi zgodę, podpisujesz z nim umowę o pracę (na czas określony lub nieokreślony - zależy od ustaleń).

Jako nowy pracodawca musisz:

• zgłosić pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od zatrudnienia,

• skierować go na wstępne badania lekarskie (chyba że aktualne badania obejmują ten sam rodzaj pracy — patrz FAQ),

• przeprowadzić szkolenie BHP (instruktaż ogólny i stanowiskowy),

• założyć akta osobowe.

Co z urlopem, stażem pracy i ZUS-em po przejęciu?

To pytania, które pojawiają się najczęściej - i na które ciężko znaleźć konkretną odpowiedź.

Urlop - ekwiwalent z agencji + nowe naliczenie u Ciebie

Za okres pracy tymczasowej urlop naliczany jest według zasad ustawowych - 2 dni za każdy miesiąc pracy u danego pracodawcy użytkownika. Za niewykorzystany urlop agencja wypłaca ekwiwalent przy rozwiązaniu umowy.

Po przejęciu zaczynasz naliczanie urlopu od nowa, na zasadach Kodeksu pracy - 20 lub 26 dni rocznie (w zależności od stażu pracy pracownika). Urlop jest proporcjonalny do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

Staż pracy - okres w agencji wlicza się do stażu urlopowego

Okres zatrudnienia w agencji pracy tymczasowej wlicza się do ogólnego stażu pracy pracownika. Ma to znaczenie przy ustalaniu wymiaru urlopu (próg 10 lat stażu = 26 dni urlopu) i przy innych uprawnieniach zależnych od stażu.

ZUS i badania lekarskie - obowiązki nowego pracodawcy

Do momentu przejęcia składki ZUS opłaca agencja. Po podpisaniu nowej umowy obowiązek przechodzi na Ciebie. Jesteś zobowiązany:

• zarejestrować pracownika w ZUS (formularz ZUS ZUA) w ciągu 7 dni,

• odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne na ogólnych zasadach.

Co do badań lekarskich - jeśli pracownik ma aktualne badania obejmujące ten sam rodzaj pracy i te same warunki, nie musisz kierować go na nowe. Ale w praktyce stanowisko u Ciebie może się nieco różnić od opisu w skierowaniu z agencji, więc nowe badania są zazwyczaj bezpieczniejszym rozwiązaniem.

Czy pracownik musi wyrazić zgodę na przejęcie?

Tak - zawsze. Nie istnieje mechanizm automatycznego przeniesienia pracownika z agencji pracy tymczasowej do Twojej firmy. Przejęcie to dwie osobne decyzje: zakończenie umowy z agencją i zawarcie umowy z Tobą jako formalnym pracodawcą.

Pracownik ma pełne prawo:

• negocjować warunki nowej umowy (wynagrodzenie, rodzaj umowy, zakres obowiązków),

• odmówić przejścia na etat - jeśli np. warunki mu nie odpowiadają lub woli elastyczność pracy tymczasowej,

• zaproponować własne warunki.

Pamiętaj, że dla dobrego pracownika przejęcie to szansa na stabilne zatrudnienie - umowę o pracę na czas nieokreślony, pełne świadczenia i jasną ścieżkę w firmie. Ale ostateczna decyzja zawsze należy do niego.

Podsumowanie - kiedy przejęcie pracownika tymczasowego się opłaca

Przejęcie sprawdzonego pracownika tymczasowego to jedno z najbardziej opłacalnych rozwiązań kadrowych. Nie musisz prowadzić rekrutacji od zera, nie ryzykujesz zatrudnienia kogoś nieprzetestowanego, a nowy pracownik zna już Twoje procesy i zespół.

Przejęcie ma sens szczególnie, gdy:

• pracownik sprawdził się w praktyce i chcesz go zatrzymać na stałe,

• zbliża się limit 18 miesięcy pracy tymczasowej,

• potrzebujesz kogoś na stałe, a nie sezonowo,

• zależy Ci na ciągłości - bez przerwy między końcem pracy tymczasowej a nowym zatrudnieniem.

Jeśli współpracujesz z profesjonalną agencją, proces przejęcia powinien być prosty i transparentny. Dobra agencja traktuje przejęcie nie jako utratę pracownika, ale jako naturalny element współpracy - i nie stawia barier tam, gdzie prawo ich zabrania.

Współpracujesz z Fortuną i rozważasz przejęcie pracownika na etat? Skontaktuj się z nami - pomożemy przeprowadzić proces sprawnie, bez zbędnych formalności.

FAQ

Czy agencja pracy może odmówić przejęcia pracownika?

Agencja nie może zakazać Ci zatrudnienia pracownika po zakończeniu umowy tymczasowej - takie klauzule są nieważne z mocy art. 12 ustawy. Może natomiast oczekiwać opłaty za wcześniejsze przejęcie (w trakcie trwania umowy), jeśli przewiduje to umowa handlowa. Po zakończeniu umowy tymczasowej lub po upływie okresu ochronnego - przejęcie jest wolne od ograniczeń.

Ile trwa proces przejęcia pracownika z agencji?

Formalnie - od kilku dni do 2-3 tygodni. Zależy od okresu wypowiedzenia umowy tymczasowej (3 lub 7 dni), czasu potrzebnego na uzgodnienia z agencją i przygotowanie nowej umowy. W praktyce, jeśli obie strony współpracują sprawnie, pracownik może zacząć u Ciebie na nowej umowie dzień po zakończeniu umowy tymczasowej.

Co jeśli pracownik tymczasowy nie chce przejść na etat?

Ma do tego pełne prawo. Niektórzy pracownicy wolą elastyczność zatrudnienia tymczasowego - możliwość zmiany środowiska, brak zobowiązań długoterminowych. Jeśli pracownik odmówi, nie możesz go do niczego zmusić. Warto wtedy zapytać o powody. Być może kwestia warunków finansowych lub rodzaju umowy jest do uzgodnienia.

Czy po przejęciu trzeba robić nowe badania lekarskie?

Zależy od sytuacji. Jeśli pracownik posiada aktualne orzeczenie lekarskie wydane na podstawie skierowania uwzględniającego warunki pracy odpowiadające tym na nowym stanowisku - możesz je uznać. W praktyce jednak skierowanie z agencji często opisuje warunki inaczej niż Twoje stanowisko. Dlatego bezpieczniej jest zlecić nowe badania wstępne - koszt niewielki (ok. 100-200 zł), a unikasz ryzyka.

Od kiedy liczyć 18 miesięcy pracy tymczasowej?

Limit 18 miesięcy liczy się od pierwszego dnia wykonywania pracy tymczasowej na rzecz danego pracodawcy użytkownika - niezależnie od tego, ile agencji pośredniczyło w tym zatrudnieniu i ile umów tymczasowych było zawieranych. Liczy się łączny czas pracy u jednego pracodawcy użytkownika w okresie 36 kolejnych miesięcy.

---

O autorze: Fortuna Sp. z o.o. - agencja pracy tymczasowej i outsourcing logistyczny/magazynowy/procesowy z 11 oddziałami w całej Polsce (Warszawa, Łódź, Wrocław, Poznań, Chorzów, Szczecin, Słubice, Zielona Góra, Kraków, Olsztyn, Gdańsk). Specjalizuje się w dostarczaniu zespołów dla sektorów logistyki, produkcji i e-commerce. Usługi obejmują pracę tymczasową, outsourcing magazynowy i procesowy, rekrutację oraz zakwaterowanie i transport dla personelu.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U.2025.236 t.j.), Kodeks pracy.