Zatrudnienie pracownika: Sprawdź, jak zrobić to legalnie, bezbłędnie i bez stresu, kiedy zatrudniasz pierwszy raz

Zatrudnienie pierwszego pracownika to przełomowy moment w rozwoju firmy. Jeśli prowadzisz działalność i czujesz, że samodzielnie nie jesteś już w stanie obsłużyć wszystkich zadań – to znak, że czas na wsparcie. Zatrudnienie pracownika wiąże się jednak z szeregiem formalności, które należy spełnić, aby prawidłowo nawiązać stosunek pracy.

Warto pamiętać, że zarówno pracodawcą, jak i pracownikiem może być osoba fizyczna, co jest istotne przy zawieraniu umowy o pracę. Podpisanie pierwszej umowy oznacza nawiązanie stosunku pracy i wiąże się z określonymi obowiązkami prawnymi po stronie obu stron.

W tym artykule pokażemy jak sprawnie przejść przez cały ten proces. Dowiesz się, co przygotować, jak uniknąć pomyłek i kiedy opłaca się rozważyć outsourcing procesów magazynowych lub logistycznych.

SPIS TREŚCI:

1. Co musisz przygotować, zanim podpiszesz pierwszą umowę o pracę?

2. Jak poprawnie stworzyć dokumentację pracowniczą bez ryzyka błędów?

3. Kiedy i gdzie zgłosić nowego pracownika? Sprawdź obowiązki pracodawcy

4. Szkolenia BHP i ocena ryzyka – obowiązkowy krok przed rozpoczęciem pracy

5. Zatrudnienie na okres próbny? Sprawdź, kiedy opłaca się outsourcing procesów magazynowych

6. Podsumowanie

Zobacz też: Rotacja pracowników w magazynie - jak ją zmniejszyć? Sprawdzone strategie i rozwiązania outsourcingowe

Co musisz przygotować, zanim podpiszesz pierwszą umowę o pracę?

Zanim zatrudnisz pracownika, Twoja firma musi być gotowa formalnie i organizacyjnie. Po pierwsze, upewnij się, że działalność jest zgłoszona jako płatnik składek do ZUS. Bez tego nie możesz legalnie zatrudniać. Wystarczy złożyć formularz ZUS ZPA lub ZUS ZFA – w zależności od formy działalności.

Następnie przygotuj stanowisko pracy zgodne z przepisami BHP. Nawet jeśli zatrudniasz na magazyn, musisz zapewnić bezpieczne warunki i przeprowadzić szkolenie wstępne z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.

Wymagane będzie też skierowanie pracownika na badania. Tylko pozytywne i aktualne orzeczenie lekarskie pozwala na dopuszczenie do pracy.

Zadbaj również o regulamin pracy, zakres obowiązków i zasady wynagradzania – nawet jeśli zatrudniasz tylko jedną osobę. To pozwoli uniknąć nieporozumień i zabezpieczy Twoje interesy jako pracodawcy.

Na koniec sprawdź, czy dane stanowisko wymaga zgłoszeń lub pozwoleń – na przykład w przypadku pracy cudzoziemca lub branży objętej szczególnymi regulacjami. Im wcześniej to zrobisz, tym sprawniej przebiegnie proces zatrudnienia.

Jak poprawnie stworzyć dokumentację pracowniczą bez ryzyka błędów?

Dokumentacja to fundament legalnego zatrudnienia. Pierwszym krokiem jest wybór rodzaju umowy. Najczęściej będzie to umowa o pracę, ale w niektórych sytuacjach możesz rozważyć umowę zlecenie. Wybór wpływa na zakres obowiązków, składki ZUS i odpowiedzialność pracodawcy.

Umowa musi zawierać wszystkie wymagane elementy: 

• dane stron, stanowisko,

• adres siedziby pracodawcy,

• miejsce wykonywania pracy,

• wymiar czasu pracy,

• wysokość i czas wypłaty wynagrodzenia,

• termin rozpoczęcia pracy,

• szczegółowe warunki zatrudnienia.

Nawet drobny błąd, np. brak podpisu jednej ze stron, może mieć poważne konsekwencje.

Kolejny etap to stworzenie teczki osobowej. Zgodnie z przepisami, powinna być podzielona na trzy części: A – dokumenty rekrutacyjne, B – dokumenty związane z podpisaniem umowy o pracę, C – dokumenty związane przebiegiem dotychczasowego zatrudnienia. Od 2019 roku możliwe jest prowadzenie teczki w formie elektronicznej, co ułatwia archiwizację.

Nie zapomnij też o klauzulach informacyjnych RODO. Pracownik musi wiedzieć, kto i w jakim celu przetwarza jego dane osobowe. To nie tylko wymóg prawny, ale też przejaw profesjonalizmu.

Na koniec zadbaj o podpisanie oświadczeń: o zapoznaniu się z regulaminem, instrukcjami BHP, przepisami wewnętrznymi. Ich brak może działać na Twoją niekorzyść w razie kontroli lub sporu z pracownikiem.

Kiedy i gdzie zgłosić nowego pracownika? Sprawdź obowiązki pracodawcy

Zatrudnienie pracownika to nie tylko podpisanie umowy o pracę. Masz też obowiązek dokonania kilku zgłoszeń do urzędów. Wszystkie te czynności powinny być wykonane najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie pracy przez pracownika – w przeciwnym razie narażasz się na karę finansową.

Pierwszy krok to zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń w ZUS. Składasz formularz ZUS ZUA (jeśli zatrudniasz na umowę o pracę) lub ZUS ZZA (jeśli chodzi tylko o ubezpieczenie zdrowotne). Dane muszą być zgodne z umową, a dokumenty złożone elektronicznie, np. przez PUE ZUS.

Kolejny obowiązek dotyczy Państwowej Inspekcji Pracy. Jeśli to Twój pierwszy pracownik, musisz zgłosić firmę jako nowego pracodawcę do PIP. Robi się to jednorazowo, w ciągu 30 dni od zatrudnienia.

W niektórych przypadkach konieczne będzie też zgłoszenie do urzędu skarbowego - szczególnie gdy zaczynasz pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Dotyczy to między innymi rejestracji jako płatnik PIT-4.

Warto przygotować harmonogram zgłoszeń, by niczego nie pominąć. Niewielki błąd lub opóźnienie mogą skutkować kontrolą i niepotrzebnymi kosztami.

Szkolenia BHP i ocena ryzyka – obowiązkowy krok przed rozpoczęciem pracy

Zanim nowy pracownik zostanie dopuszczony do wykonywania obowiązków, pracodawca ma obowiązek zadbać o jego bezpieczeństwo zgodnie z przepisami kodeksu pracy. Szkolenia BHP to nie tylko formalność - to kluczowy element budowania bezpiecznego środowiska pracy i ochrony zdrowia zatrudnionych.

Każda osoba przyjmowana do pracy musi przejść szkolenie wstępne z zakresu zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Obejmuje ono instruktaż ogólny i stanowiskowy. Podczas nich pracownik poznaje zasady BHP obowiązujące w firmie, zagrożenia występujące na danym stanowisku, a także sposoby postępowania w przypadku wypadku czy sytuacji awaryjnej. Szczególny nacisk kładzie się na znajomość środków ochrony indywidualnej oraz zasad udzielania pierwszej pomocy.

Po ukończeniu szkolenia pracownik potwierdza jego odbycie własnoręcznym podpisem na karcie szkolenia wstępnego. Ten dokument jest przechowywany w aktach osobowych pracownika i stanowi dowód spełnienia wymogów formalnych przez pracodawcę.

Równie istotna jest regularna ocena ryzyka zawodowego. Pracodawca powinien systematycznie analizować warunki pracy, identyfikować potencjalne zagrożenia i wdrażać działania minimalizujące ryzyko. W przypadku wykrycia nieprawidłowości lub zgłoszenia uwag przez pracownika, konieczne jest podjęcie odpowiednich kroków – na przykład organizacja dodatkowych szkoleń lub dostosowanie stanowiska pracy.

Pamiętaj, że zgodnie z przepisami, pracodawca musi zapewnić pracownikom dostęp do informacji o ryzyku zawodowym, zasadach bhp oraz środkach ochrony. To nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim wyraz troski o bezpieczeństwo i higienę pracy w Twojej firmie. Dobrze przeprowadzone szkolenia BHP i rzetelna ocena ryzyka to inwestycja w zdrowie, spokój i stabilność całego zespołu.

Zatrudnienie na okres próbny? Sprawdź, kiedy opłaca się outsourcing procesów magazynowych

Zatrudnienie pierwszego pracownika bywa decyzją obarczoną ryzykiem – zwłaszcza gdy chodzi o fizyczną pracę w magazynie, produkcji czy logistyce. Jeśli nie jesteś pewien, czy potrzebujesz stałego etatu, warto rozważyć outsourcing procesów magazynowych.

Na czym to polega? Zamiast rekrutować i zatrudniać pracownika na własną rękę, zlecasz obsługę wybranego obszaru firmie zewnętrznej. To może być kompletowanie zamówień, pakowanie, rozładunek czy obsługa zwrotów. Firma outsourcingowa zapewnia zespół, nadzór i pełną dokumentację – a Ty płacisz za efekt, nie za etat.

Może Cię zainteresować: Jak obniżyć koszty zatrudnienia w magazynie? Sprawdź, co możesz zyskać dzięki współpracy z agencją pracy tymczasowej

Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie w sezonach wzmożonego ruchu, przy wdrażaniu nowego procesu lub wtedy, gdy nie chcesz wiązać się z pracownikiem na stałe. Masz pełną elastyczność i mniej obowiązków administracyjnych.

Outsourcing pracowniczy w logistyce i magazynie to też sposób na szybkie uruchomienie operacji bez konieczności samodzielnego szkolenia i organizowania zaplecza kadrowego. To rozwiązanie tym bardziej atrakcyjne, im mniej masz doświadczenia jako pracodawca.

Podsumowanie

Zatrudnienie pierwszego pracownika to ważny moment dla Twojej firmy. Wymaga wiedzy, organizacji i odpowiedzialności – od przygotowania dokumentów, przez zgłoszenia, aż po przestrzeganie przepisów. Jeśli wszystko dobrze zaplanujesz, proces przebiegnie sprawnie i bez niepotrzebnych komplikacji.

Ale nie musisz robić wszystkiego sam. Jeśli działasz w branży logistycznej, magazynowej lub produkcyjnej, warto rozważyć współpracę z partnerem, który dostarczy sprawdzony zespół i weźmie na siebie formalności.

Fortuna HR od lat wspiera firmy w obsłudze procesów magazynowych i pracowniczych. Oferujemy elastyczne modele współpracy, dzięki którym możesz szybko uruchomić operacje, zminimalizować ryzyko i skupić się na rozwoju biznesu.

Sprawdź, jak możemy pomóc Twojej firmie.