_edited.jpg)
Onboarding pracowników tymczasowych - kto za co odpowiada i jak wdrożyć całą grupę
W skrócie: Onboarding pracowników tymczasowych dzieli się między dwa podmioty. Agencja jako formalny pracodawca odpowiada za umowę, akta osobowe, skierowanie na badania wstępne i rozliczenia, a pracodawca użytkownik za wszystko, co dotyczy stanowiska: instruktaż BHP, ocenę ryzyka zawodowego, odzież roboczą i ewidencję czasu pracy. Instruktaż stanowiskowy zostaje po stronie Twojej firmy w każdym wariancie umowy, bo dotyczy zagrożeń występujących tylko w Twoim zakładzie. Część pozostałych obowiązków strony mogą podzielić inaczej, pod warunkiem że zapiszą to w umowie (stan prawny: wrzesień 2026).
SPIS TREŚCI:
Poniedziałek, start sezonu. Pod bramą stoi 35 nowych osób, kierownik zmiany ma na hali swoje zadania, a pytanie „kto właściwie ma przeszkolić nowych ludzi?" pada 20 minut przed pierwszą zmianą. Tak najczęściej sypie się proces wdrożenia pracowników tymczasowych: obie strony założyły, że zrobi to ta druga.
Jeśli dopiero orientujesz się w modelu trójstronnym, zacznij od artykułu o tym, jak działa agencja pracy tymczasowej, który opisuje relację między agencją, Tobą i pracownikiem. W obecnym tekście idziemy krok dalej: do tego, co dzieje się przez pierwsze trzy dni.
Kto odpowiada za onboarding pracowników tymczasowych - agencja czy pracodawca użytkownik
Onboarding pracownika tymczasowego dzieli się na dwie części: agencja jako formalny pracodawca odpowiada za dokumentację i formalności zatrudnienia, a pracodawca użytkownik, czyli Twoja firma, za wszystko, co dotyczy konkretnego stanowiska.
Podstawą tego podziału jest ustawa z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (stan prawny na wrzesień 2026). Umowa między Wami może przesunąć część obowiązków, ale nie zastępuje ustawowego katalogu.
Najkrócej: Agencja odpowiada za to, kim pracownik jest w dokumentach. Ty odpowiadasz za to, co robi na hali.
Element wdrożenia | Domyślnie po stronie |
Umowa, akta osobowe, zgłoszenie do ZUS | agencja |
Skierowanie na badania wstępne | agencja (warunki i czynniki szkodliwe podajesz Ty) |
Szkolenie BHP - instruktaż ogólny | pracodawca użytkownik |
Szkolenie BHP - instruktaż stanowiskowy | pracodawca użytkownik |
Ocena ryzyka zawodowego i poinformowanie o nim | pracodawca użytkownik |
Odzież i obuwie robocze, środki ochrony indywidualnej | pracodawca użytkownik |
Napoje i posiłki profilaktyczne | pracodawca użytkownik |
Ewidencja czasu pracy | pracodawca użytkownik (dane trafiają do agencji) |
Ustalenie okoliczności wypadku przy pracy | pracodawca użytkownik |
Rozliczenie wynagrodzenia i składek | agencja |
Katalog obowiązków pracodawcy użytkownika wskazuje art. 9 ust. 2a ustawy. Pełne omówienie, z ewidencją czasu pracy i zasadą równego traktowania, znajdziesz w osobnym tekście o obowiązkach pracodawcy użytkownika.
Cały ten podział działa tylko wtedy, gdy druga strona jest agencją pracy tymczasowej w rozumieniu ustawy. Bez wpisu do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia odpowiedzialność za nielegalne zatrudnienie spada również na Ciebie. Fortuna działa pod numerem KRAZ 32018, a pozostałe kryteria oceny agencji opisujemy w tekście o tym, jak wybrać rzetelną agencję pracy tymczasowej.
Nie każdy pracownik tymczasowy ma umowę o pracę
Agencja może skierować do pracy tymczasowej także osoby zatrudnione na podstawie umowy prawa cywilnego, najczęściej zlecenia. Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych obejmuje obie sytuacje, ale nie stosuje do nich tych samych przepisów w całości.
Dla procesu onboardingu zmienia się przede wszystkim warstwa formalna. Przy umowie o pracę agencja kieruje na badania wstępne i prowadzi akta osobowe. Przy zleceniu ten obowiązek nie wynika wprost z Kodeksu pracy, co nie znaczy, że temat znika. Jako podmiot organizujący pracę odpowiadasz za bezpieczne warunki także wobec osób pracujących na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 304 Kodeksu pracy). W praktyce oznacza to, że jeżeli stanowisko wiąże się z zagrożeniem (wózek, praca na wysokości, hałas), badań i szkolenia BHP wymagasz niezależnie od formy umowy.
Co z tego wynika dla Ciebie: zanim ustalisz zakres wdrożenia, zapytaj agencję, na jakiej podstawie zatrudnia kierowane osoby. To pytanie przesuwa granicę odpowiedzialności, a pracodawcy użytkownicy zadają je rzadko.
Błąd, który kosztuje najwięcej: założenie, że agencja zrobi instruktaż stanowiskowy
Tutaj podział ról zawodzi najczęściej. Firma potrzebuje 20 osób. Agencja je przysyła, a kierownik zmiany wychodzi z założenia, że skoro „agencja to ich pracodawca", to ona przeszkoliła je również z obsługi wózka na tej konkretnej hali i z układu dróg transportowych między regałami.
Nie przeszkoliła i nie mogła. Instruktaż stanowiskowy dotyczy konkretnego stanowiska w konkretnym zakładzie, czyli zagrożeń, które występują tylko u Ciebie. Agencja ich nie zna, bo nie prowadzi Twojej hali.
Konsekwencja jest dwuwarstwowa. Operacyjnie: pracownik tymczasowy pierwszego dnia porusza się po hali, nie wiedząc, gdzie kończy się strefa ruchu pieszego. Formalnie: jeśli coś się wydarzy ustalenie przyczyny wypadku i odpowiedzialność za brak instruktażu spadają na pracodawcę użytkownika, nie na agencję.
Część tych obowiązków strony mogą podzielić w umowie inaczej. W praktyce dotyczy to najczęściej odzieży roboczej i przygotowania nowego pracownika przed startem. W Fortunie bierzemy te dwie rzeczy na siebie, ale warunek jest jeden: musi to być zapisane w umowie. Instruktaż stanowiskowy zostaje po Twojej stronie w każdym wariancie, bo nikt poza Tobą nie zna specyfiki stanowiska.
Przed pierwszym dniem - co ustalić z agencją
Pięć rzeczy trzeba ustalić z agencją, zanim grupa wsiądzie do busa. Każdą z nich domyka jeden mail. Każda nieustalona wraca rano pierwszego dnia.
Opis danego stanowiska w szczegółach. „Pracownik magazynowy" nic nie mówi. Podaj: kompletacja z regału wysokiego czy z poziomu zero, praca w chłodni czy w temperaturze otoczenia, skaner czy papier, ile kilogramów na sztukę, czy wymagane są uprawnienia na wózek. Im dokładniej to opiszesz, tym mniej osób odpadnie po pierwszej zmianie.
Nasze rekruterki jeżdżą na magazyn, zanim skierujemy tam ludzi. Wiele z nich sama pracowała w magazynach, więc po obejrzeniu hali wiedzą, kogo tam posłać. Dzięki temu sam kandydat również wie, co go czeka, zanim wsiądzie do busa.
Kto z Twojej strony odbiera grupę. Imię i nazwisko, numer telefonu, godzina. To najczęstszy punkt zapalny pierwszego dnia pracy: ludzie stoją przed bramą, a osoba, która miała ich odebrać, jest na inwentaryzacji.
Język instruktażu. Jeśli w grupie są osoby uczące się polskiego, instruktaż stanowiskowy trzeba przeprowadzić w sposób dla nich zrozumiały. To Twój obowiązek jako pracodawcy użytkownika, ale wykonalny tylko wtedy, gdy wiesz o tym z wyprzedzeniem. Formalności pobytowe i zezwolenia na pracę zostają po stronie agencji, u nas prowadzi je osobny dział legalizacji w Łodzi. Cały proces opisujemy w tekście o tym, jak wygląda zatrudnienie cudzoziemca przez agencję.
Skala i termin. Nie mamy progu minimalnego, współpracę zaczynamy już od około 10 osób. Rozmowa o potrzebach i warunkach odbywa się u Ciebie w zakładzie. Umowa przechodzi weryfikację prawną w naszej centrali w Warszawie, a po podpisaniu obsada może ruszyć nawet tego samego dnia. Realny termin zależy od lokalizacji zakładu, wymaganych uprawnień i tego, czy zespół potrzebuje dowozu lub zakwaterowania. Konkretną datę ustalamy przy wycenie projektu, nie w cenniku.
Weryfikacja kandydatów to osobny temat - opisujemy go w tekście o tym, jak agencja weryfikuje kandydatów.
Planujesz obsadę na sezon? Powiedz nam, ile osób i na kiedy - przygotujemy propozycję dopasowaną do Twojej hali. Skontaktuj się z nami →
Pierwszy dzień pracownika tymczasowego na hali
Pierwszy dzień w nowym miejscu pracy ma stałą kolejność. Jeśli któryś krok wypadnie, pracownik albo stoi bezczynnie, albo wchodzi na halę bez instruktażu.
Przed zmianą sprawdzasz dokumenty i badania, wydajesz odzież roboczą oraz środki ochrony indywidualnej i przeprowadzasz instruktaż ogólny BHP. Równolegle domykasz nadanie dostępów: karta wejściowa, konto w systemie magazynowym, uprawnienia do stref, szafka w szatni. Przy jednej osobie to formalność. Przy czterdziestu to najczęstsze wąskie gardło poranka: grupa stoi przy bramce, bo karty nie zostały wygenerowane, a instruktaż zaczyna się 40 minut po planowanej godzinie. Dostępy zamyka się dzień wcześniej.
Na wejściu na halę instruktaż stanowiskowy prowadzi osoba, która zna stanowisko: brygadzista, kierownik zmiany albo doświadczony pracownik wyznaczony jako opiekun.
Przez pierwsze dwie godziny nowa osoba pracuje pod obserwacją, w wolniejszym tempie, z możliwością zadawania pytań. To tanie dwie godziny: pytanie „gdzie to odkładam?" zadane opiekunowi kosztuje minutę, a rozstrzygnięte na miejscu nie wraca później jako korekta w systemie. Dlatego warto, żeby opiekun był wyznaczony imiennie i wiedział, że przez ten czas ma być dostępny.
Na koniec zmiany zostaje krótkie podsumowanie i informacja o grafiku na kolejny dzień. Na koniec pierwszej zmiany grupa musi wyjść z hali z informacją o grafiku na kolejny dzień. Ta informacja powstaje po Twojej stronie, bo obsadę ustalasz Ty, i musi trafić do zespołu przed końcem zmiany. Przekazanie jej dopiero rano jest już spóźnione: ludzie w tym momencie są w drodze albo czekają na potwierdzenie, czy mają wsiadać do busa.
W projektach, które obsługujemy, ten dzień prowadzi koordynator obecny na miejscu u klienta. Liczbę koordynatorów skalujemy do wielkości grupy na hali. Każdy mówi po polsku minimum na poziomie B1, a języki dobieramy do konkretnego projektu, najczęściej polski, ukraiński i angielski.
Koordynator utrzymuje bieżący kontakt z kierownikiem magazynu: zmiany w grafiku, nieobecności, problemy zgłaszane przez zespół. Dla Ciebie to znaczy jeden numer telefonu do wszystkich spraw grupy przez pierwsze dni.
To osobna rola z własnym zakresem odpowiedzialności; opisaliśmy ją w artykule o tym, jaką rolę pełni koordynator pracowników tymczasowych.
Efektowny onboarding grupy - 20, 40, 60 osób naraz
Przy 40 osobach o tempie wdrożenia decyduje przepustowość: ile osób przejdzie przez szatnię w jednym rzucie, ilu obsłuży jeden instruktor, ile stanowisk masz wolnych na naukę. Treść szkolenia jest ta sama co przy jednej osobie. Zmieniają się warunki brzegowe.
Przy grupie powyżej 20 osób odradzamy pełne wejście pierwszego dnia. Wejście etapami, na przykład połowa w poniedziałek i połowa w środę, kosztuje dwa dni opóźnienia i daje realny instruktaż stanowiskowy. Pełne wejście 40 osób naraz kończy się zwykle tak, że instruktaż dostaje pierwsza dziesiątka, a reszta „uczy się od kolegów". Miesiąc później te osoby odchodzą jako pierwsze, a Ty rekrutujesz ten sam wolumen drugi raz, w środku sezonu.
Podziel grupę na kohorty i przypisz każdej opiekuna. Jeden doświadczony pracownik na 5–8 nowych osób. Inaczej pytania spływają do kierownika zmiany, który przestaje kierować zmianą. Kohorta skraca też proces adaptacji: nowa osoba ma jedną osobę, do której wraca z pytaniem.
Zaplanuj bufor wydajnościowy. Nowa grupa nie osiąga docelowej wydajności pierwszego dnia. Jeśli grafik zakłada, że osiąga, przestój pojawia się w drugim tygodniu sezonu, przy pełnym już wolumenie.
Policz logistykę dojazdu jako część wdrożenia. Przy grupie z okolicznych miejscowości transport decyduje o tym, czy ludzie w ogóle stawią się na zmianę. Dowozimy pracowników do zakładów klientów własną flotą 450 autobusów i busów. W rejonach, gdzie lokalny rynek pracy jest pusty, uruchamiamy zespół w oparciu o własną bazę noclegową: 250 obiektów w całej Polsce.
Onboarding nowego pracownika produkcyjnego - czym się różni od magazynowego
Onboarding pracownika produkcyjnego różni się od magazynowego jednym: na linii nie ma miejsca na naukę we własnym tempie. W magazynie wolniej pracujący kompletator obniża wydajność swojego obszaru. Na linii produkcyjnej wolniej pracujący operator zatrzymuje takt całej linii, łącznie ze stanowiskami przed nim i za nim.
Instruktaż stanowiskowy waży tu więcej, bo stanowisko jest przypisane, powtarzalne i najczęściej związane z maszyną. Błąd operatora to ryzyko dla jego rąk i dla całej partii produktu. Standardem branżowym jest praca obok doświadczonego operatora, zanim nowa osoba stanie na stanowisku samodzielnie, a przy pracownikach tymczasowych ten etap bywa pomijany częściej niż w magazynie, bo presja na obsadę linii jest większa.
Uprawnienia sprawdza się przed przyjazdem grupy. Na produkcji częściej niż w magazynie pojawiają się stanowiska wymagające konkretnego dokumentu: uprawnienia UDT do obsługi urządzeń podlegających dozorowi technicznemu, badania wysokościowe, uprawnienia elektryczne przy liniach zautomatyzowanych. Jeśli w opisie stanowiska tego nie ma, nie dobierzemy ludzi pod wymagane dokumenty, a weryfikacja przenosi się na dzień przyjazdu.
Zmianowość zmienia sam przebieg wdrożenia. Zakłady produkcyjne pracują częściej w systemie trzyzmianowym niż magazyny, więc instruktaż stanowiskowy trzeba przeprowadzić osobno dla każdej brygady, a nowa osoba trafia na zmianę nocną zwykle w drugim tygodniu.
Ustal z wyprzedzeniem, kto prowadzi instruktaż w nocy. To najczęściej pomijany punkt przy obsadzaniu produkcji, bo plan wdrożenia powstaje na zmianie pierwszej.
Inaczej kosztuje też nieobecność. Brak jednej osoby w magazynie rozkłada się na zespół. Brak jednej osoby na linii oznacza przestój albo przesunięcie kogoś z sąsiedniego stanowiska, czyli dwa miejsca pracujące gorzej. Dlatego przy produkcji szczególnie pilnujemy pełnej, umówionej obsady zmiany: jeśli na zmianę ma przyjść ustalona liczba osób, tylu pracowników się stawia, a w razie nieobecności kierujemy zastępstwo z dostępnych pracowników. Produkcja i logistyka to zresztą profil, w którym pracuje większość z ponad 6000 osób zatrudnianych przez Fortunę w 120+ lokalizacjach w Polsce.
Podsumowanie: checklista podziału ról
Zanim przyjmiesz pierwszą grupę, przejdź przez te punkty:
Sprawdzony wpis agencji do KRAZ
Wiem, które obowiązki zostały umownie przeniesione na agencję, a które zostają u mnie - na piśmie, nie w ustaleniu telefonicznym
Instruktaż stanowiskowy ma wyznaczoną osobę i zaplanowany czas
Odzież robocza i środki ochrony są przygotowane na dzień przyjazdu
Agencja zna czynniki szkodliwe i uciążliwe na stanowisku
Ustalone: kto odbiera grupę, o której godzinie, pod jakim numerem
Dostępy i karty wejściowe wygenerowane dzień wcześniej
Grupa podzielona na kohorty, każda ma opiekuna
Zaplanowany bufor wydajnościowy na pierwszy tydzień
Wiadomo, w jakim języku prowadzimy instruktaż
Do dobrego onboardingu pracowników tymczasowych wystarczy, żeby obie strony wiedziały, kto co robi, zanim ludzie wejdą na halę.
Potrzebujesz obsady na sezon albo stałego zespołu na halę? Powiedz nam, ile osób, na kiedy i w jakiej lokalizacji - przygotujemy propozycję dopasowaną do skali i branży. Umów rozmowę →
Jeśli zastanawiasz się, czy w Twojej sytuacji lepszy będzie ten model, czy przekazanie całego procesu na zewnątrz, porównanie znajdziesz w artykule outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa. Zakres naszych usług opisuje strona agencja pracy tymczasowej Fortuna.
FAQ
Czy pracownik tymczasowy na umowie zlecenia musi przejść szkolenie BHP?
Obowiązek nie wynika wprost z Kodeksu pracy, ale jako podmiot organizujący pracę odpowiadasz za bezpieczne warunki także wobec osób pracujących na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 304 Kodeksu pracy, stan na wrzesień 2026). W praktyce oznacza to, że przy stanowiskach z zagrożeniem - wózek, praca na wysokości, obsługa maszyn - instruktażu stanowiskowego wymagasz niezależnie od formy umowy. Zanim ustalisz zakres wdrożenia, zapytaj agencję, na jakiej podstawie zatrudnia kierowane osoby.
Czy pracownik tymczasowy musi mieć badania lekarskie?
Przy zatrudnieniu na umowę o pracę - tak, na tych samych zasadach co pracownik zatrudniony bezpośrednio. Na badania wstępne kieruje agencja jako formalny pracodawca i ona pokrywa koszt badania w placówce medycyny pracy. Skierowanie musi zawierać opis warunków pracy oraz czynników szkodliwych i uciążliwych występujących na stanowisku, a te dane przekazuje pracodawca użytkownik. Nieprecyzyjny opis stanowiska jest najczęstszą przyczyną badań, które trzeba powtarzać. Przy skierowaniu na podstawie umowy prawa cywilnego obowiązek nie wynika wprost z Kodeksu pracy, ale przy stanowiskach z zagrożeniem badania i tak są w praktyce wymagane.
Ile trwa wdrożenie pracownika tymczasowego na magazynie?
Zależy od stanowiska. Proste stanowiska kompletacyjne to zwykle kwestia pierwszej zmiany pod obserwacją; stanowiska wymagające uprawnień, obsługi systemu WMS albo pracy w warunkach szczególnych - kilku dni. Przy grupie doliczaj czas na przepustowość instruktażu: 40 osób nie przejdzie instruktażu stanowiskowego w tym samym czasie co 5.
Ilu pracowników tymczasowych da się wdrożyć jednego dnia?
Ogranicza Cię przepustowość, nie liczba skierowanych osób: ile osób przejdzie przez szatnię w jednym rzucie, ilu obsłuży jeden instruktor prowadzący instruktaż stanowiskowy, ile stanowisk masz wolnych na naukę pod obserwacją. Przy grupie powyżej 20 osób wejście etapami daje realny instruktaż zamiast pozornego. Pełne wejście 40 osób naraz zwykle kończy się tym, że instruktaż dostaje pierwsza dziesiątka, a reszta uczy się od kolegów.
O Fortunie:
Fortuna Sp. z o.o. działa od 2014 roku jako agencja pracy tymczasowej i firma outsourcingowa dla logistyki, produkcji i e-commerce, z wpisem do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ 32018). Zatrudniamy ponad 6000 osób w 120+ lokalizacjach w Polsce, z własnym transportem i zapleczem noclegowym. Oddziały: Warszawa, Kraków, Wrocław, Poznań, Łódź, Gdańsk, Szczecin, Chorzów, Olsztyn, Zielona Góra, Słubice.
Stan prawny: wrzesień 2026. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej w indywidualnej sprawie.
