_edited.jpg)
Jak działa agencja pracy: model trójstronny - role, obowiązki, odpowiedzialność
- Fortuna
- 1 dzień temu
- 7 minut(y) czytania
W skrócie: W modelu trójstronnym pracy tymczasowej agencja pracy jest formalnym pracodawcą - podpisuje umowę, wypłaca wynagrodzenie i odprowadza składki. Pracodawca użytkownik (Twoja firma) kieruje codzienną pracą i odpowiada za bezpieczeństwo na swoim terenie. Pracownik tymczasowy wykonuje zadania na rzecz pracodawcy użytkownika, ale przysługują mu te same warunki pracy i wynagrodzenie co pracownikom etatowym na porównywalnych stanowiskach. Podział reguluje ustawa z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.
SPIS TREŚCI:
Sezon szczytowy, braki kadrowe na drugiej zmianie, a Twój dział HR nie jest w stanie przeprowadzić rekrutacji na czas. Dzwonisz do agencji - i za kilka dni na magazynie pojawiają się przeszkoleni ludzie. Tak w praktyce wygląda uruchomienie zespołu przez agencję. Ale kto właściwie jest pracodawcą tych osób? Kto wypłaca im wynagrodzenie? I kto odpowie, jeśli dojdzie do wypadku na Twoim terenie?
Ten artykuł wyjaśnia, jak działa agencja pracy tymczasowej od strony podziału ról - kto za co odpowiada i jakie obowiązki nakłada ustawa na każdą ze stron. Jeśli szukasz agencji pracy tymczasowej, która przejmie formalności - sprawdź ofertę Fortuny.
Trzy strony umowy - kto jest kim
Agencja zatrudnia formalnie, Ty kierujesz codzienną pracą, pracownik wykonuje zadania na Twoim terenie. Taki podział ról określa ustawa z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Każda ze stron ma inny zakres odpowiedzialności.
Kto jest pracodawcą pracownika tymczasowego? W sensie prawnym - agencja pracy. To ona podpisuje umowę z pracownikiem, nalicza i wypłaca wynagrodzenie, odprowadza składki ZUS i zaliczki na PIT, prowadzi akta osobowe. Żeby legalnie prowadzić tę działalność, musi posiadać wpis do rejestru agencji zatrudnienia - KRAZ (Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia).
Pracodawca użytkownik - tak ustawa nazywa Twoją firmę, gdy korzystasz z usług agencji pracy tymczasowej. Nie podpisujesz umowy z pracownikiem i nie rozliczasz jego wynagrodzenia - to zadanie agencji. Za to kierujesz jego codzienną pracą: wyznaczasz zadania, ustalasz harmonogram zmian, organizujesz stanowisko, odpowiadasz za bezpieczeństwo na swoim terenie. To Ty decydujesz, co pracownik robi o 6:00 na pierwszej zmianie - agencja tego nie kontroluje.
Pracownik tymczasowy wykonuje pracę u Ciebie, ale jest formalnie zatrudniony przez agencję. Przysługują mu te same warunki i wynagrodzenie jak Twoim etatowym pracownikom na podobnych stanowiskach pracy.
W praktyce wygląda to tak: pracownik ma pytanie o wynagrodzenie albo termin wypłaty - dzwoni do agencji. Brakuje mu kasku ochronnego na hali albo zauważył usterkę na linii - zgłasza Tobie.
Obowiązki agencji pracy - co bierze na siebie
Agencja pracy tymczasowej przejmuje to, co normalnie leżałoby na Twoim dziale kadr - gdybyś zatrudniał tych ludzi bezpośrednio. Czym dokładnie zajmuje się agencja w modelu trójstronnym? W skrócie: wszystkim, co dotyczy formalnego stosunku pracy - od rekrutacji po świadectwo pracy. Twój kontakt z formalnościami sprowadza się do przekazania agencji ewidencji czasu pracy.
Obowiązki agencji pracy tymczasowej obejmują:
Rekrutację i selekcję - pozyskanie kandydatów, weryfikacja kwalifikacji, przedstawienie pracodawcy użytkownikowi osób dopasowanych do stanowiska. W Fortunie każda grupa pracowników ma przypisanego koordynatora, który jest punktem kontaktu między agencją, pracownikami i pracodawcą użytkownikiem.
Zawarcie umowy z pracownikiem - umowa o wykonywanie pracy tymczasowej (lub umowa cywilnoprawna). Agencja określa w niej warunki zatrudnienia, wynagrodzenie, okres pracy i wskazuje pracodawcę użytkownika.
Obsługę kadrowo-płacową - naliczanie wynagrodzenia, terminowa wypłata, odprowadzanie składek ZUS (emerytalnych, rentowych, chorobowych, wypadkowych, zdrowotnych) i zaliczek na PIT. Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji pracowniczej.
Badania lekarskie - skierowanie pracownika tymczasowego na wstępne badania medycyny pracy przed dopuszczeniem do pracy.
BHP - instruktaż ogólny - agencja przeprowadza szkolenie wstępne z zakresu ogólnych zasad bezpieczeństwa. Instruktaż stanowiskowy - jak bezpiecznie obsługiwać konkretną linię, gdzie są strefy zagrożenia, jakie środki ochrony nosić - to już obowiązek pracodawcy użytkownika.
Świadectwo pracy - wydawane pracownikowi po zakończeniu zatrudnienia.
Zmiany od 1 czerwca 2025 r. - legalizacja pracy cudzoziemców
Stan prawny na czerwiec 2026: ustawa z 20 marca 2025 r. zabrania kierowania cudzoziemców do pracy u osoby trzeciej - chyba że robi to agencja z wpisem KRAZ (art. 13 ust. 1 pkt 7). Jeśli w Twoim magazynie lub na produkcji pracują osoby z Ukrainy, Białorusi, Gruzji czy krajów Azji Centralnej - model trójstronny wymaga, żeby agencja miała ten wpis i wzięła na siebie cały proces legalizacji: zezwolenia na pracę typu A lub S, oświadczenia, przedłużenia wiz i kart pobytu.
Zanim podpiszesz umowę z agencją, sprawdź wpis KRAZ i zapytaj o procedurę legalizacji. Lista pytań, które warto zadać agencji przed podpisaniem umowy, pomoże Ci ocenić, czy masz do czynienia z rzetelnym partnerem. Więcej kryteriów wyboru znajdziesz w poradniku, jak rozpoznać rzetelną agencję pracy.
Obowiązki po stronie pracodawcy użytkownika
Nie podpisujesz umów z pracownikami i nie rozliczasz ich wynagrodzeń - to leży po stronie agencji. Ale ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (art. 14) nakłada na pracodawcę użytkownika obowiązki, za których naruszenie odpowiadasz Ty - nie agencja.
Kierowanie codzienną pracą: wyznaczasz zadania, ustalasz grafik zmian, rozdzielasz stanowiska. Pracownik tymczasowy podlega Twojemu nadzorowi operacyjnemu - agencja nie zarządza jego pracą na hali. Jeśli zależy Ci na ciągłości zmian i płynnej obsadzie, jasny harmonogram i szybka komunikacja z koordynatorem agencji to podstawa.
BHP na stanowisku: zapewniasz bezpieczne warunki: sprawny sprzęt, środki ochrony indywidualnej, oznakowanie stref zagrożenia, dostęp do apteczki. Przeprowadzasz instruktaż stanowiskowy przed dopuszczeniem pracownika do pracy przy konkretnych maszynach i procesach.
Ewidencja czasu pracy: rejestrujesz godziny pracy, nadgodziny, absencje pracowników tymczasowych. Te dane przekazujesz agencji, która na ich podstawie nalicza wynagrodzenie.
Informowanie agencji o warunkach wynagradzania: przed rozpoczęciem współpracy przekazujesz agencji informacje o stawkach na podobnych stanowiskach pracy w Twojej firmie. Na tej podstawie agencja ustala wynagrodzenie pracownika tymczasowego.
Równe traktowanie: pracownik tymczasowy ma prawo do takich samych warunków pracy, dostępu do szkoleń i infrastruktury socjalnej jak Twoi etatowi pracownicy na porównywalnych stanowiskach.
Szybki podział - co robi agencja, co robisz Ty
Obowiązek | Agencja | Pracodawca użytkownik |
Umowa z pracownikiem | ✔ | — |
Wynagrodzenie i składki ZUS | ✔ | — |
Badania lekarskie (skierowanie) | ✔ | — |
Instruktaż ogólny BHP | ✔ | — |
Świadectwo pracy | ✔ | — |
Instruktaż stanowiskowy BHP | — | ✔ |
Organizacja stanowiska pracy | — | ✔ |
Ewidencja czasu pracy | — | ✔ |
Środki ochrony indywidualnej | — | ✔ |
Kierowanie pracą i nadzór | — | ✔ |
Błąd, który widzimy regularnie: pracodawca użytkownik nie włącza pracowników tymczasowych w szkolenia stanowiskowe i odprawy BHP, bo traktuje ich jako „ludzi agencji". Tymczasem to on odpowiada za bezpieczeństwo na swoim terenie, niezależnie od tego, kto formalnie daną osobę zatrudnia. Przy kontroli PIP kara za brak instruktażu stanowiskowego trafia do pracodawcy użytkownika, nie do agencji.
Prawa i ograniczenia pracownika tymczasowego
Pracownik tymczasowy ma prawo do wynagrodzenia, urlopu wypoczynkowego i ubezpieczenia na takich samych zasadach jak pracownik etatowy na porównywalnym stanowisku. Pełen zakres tych uprawnień - od umowy, przez L4, po nadgodziny - znajdziesz w artykule o prawach pracownika tymczasowego w Polsce. Tutaj skupiamy się na tym, co wynika bezpośrednio z modelu trójstronnego i co ma wpływ na Twoją sytuację jako pracodawcy użytkownika.
Limit 18/36 miesięcy - pracownik tymczasowy może pracować u jednego pracodawcy użytkownika maksymalnie 18 miesięcy w ciągu kolejnych 36 miesięcy. Po przekroczeniu tego limitu agencja musi skierować go do innej firmy albo Ty zatrudniasz go bezpośrednio. Wyjątek: zastępstwo nieobecnego pracownika etatowego, wtedy limit wynosi 36 miesięcy. Jeśli planujesz obsadę na dłużej, warto to uwzględnić już przy pierwszej rozmowie z agencją.
Równe traktowanie - Twoja odpowiedzialność, nie tylko agencji. Ustawa gwarantuje pracownikowi tymczasowemu wynagrodzenie nie niższe niż u Twoich etatowców na porównywalnym stanowisku. To agencja ustala stawkę, ale robi to na podstawie danych, które dostaje od Ciebie. Jeśli podasz zaniżone informacje o warunkach wynagradzania, ryzyko sporu rośnie po obu stronach (więcej o tym w sekcji o scenariuszach problemowych).
Co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak
Odpowiedzialność spada na tę stronę, która naruszyła swoje obowiązki - agencję, pracodawcę użytkownika albo obie naraz. Poniżej trzy scenariusze i podział konsekwencji.
1. Wypadek przy pracy na hali pracodawcy użytkownika
Pracownik tymczasowy zostaje uderzony przez wózek widłowy w strefie rozładunku.
Odpowiedzialność jest podzielona. Pracodawca użytkownik odpowiada za bezpieczeństwo stanowiska. Jeśli strefa nie była prawidłowo oznakowana, brakowało instruktażu stanowiskowego albo wózek nie miał aktualnego przeglądu UDT (Urząd Dozoru Technicznego), odpowiedzialność spada na niego.
Agencja zajmuje się stroną formalną: zgłoszeniem wypadku do ZUS, wypłatą świadczeń (jeśli przysługują) i współudziałem w zespole powypadkowym. Ustawa wymaga, żeby w zespole powypadkowym uczestniczył przedstawiciel pracodawcy użytkownika - ponieważ to on zna warunki na stanowisku.
2. Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy
PIP może zapukać zarówno do agencji, jak i do Ciebie.
U pracodawcy użytkownika inspekcja sprawdza: warunki BHP na stanowiskach pracowników tymczasowych, ewidencję czasu pracy, dokumentację instruktażu stanowiskowego, przestrzeganie zasady równego traktowania. W agencji weryfikuje: umowy, rozliczenia kadrowo-płacowe, wpis KRAZ, legalność zatrudnienia cudzoziemców.
Kara trafia do tego podmiotu, który naruszył przepisy. Brak instruktażu stanowiskowego - kara dla pracodawcy użytkownika. Brak umowy, błędne rozliczenie składek, brak wpisu KRAZ - kara dla agencji.
3. Spór o wynagrodzenie
Pracownik tymczasowy dowiaduje się, że etatowy pracownik na tym samym stanowisku zarabia 800 zł miesięcznie więcej.
Roszczenie kieruje do agencji, bo to ona jest jego formalnym pracodawcą i wypłaca wynagrodzenie. Ale agencja ustalała stawkę na podstawie danych, które dostała od Ciebie. Jeśli przekazałeś zaniżone informacje o wynagrodzeniu na porównywalnych stanowiskach - odpowiedzialność może spaść na obie strony. Dlatego rzetelna wymiana danych o warunkach wynagradzania to zabezpieczenie obu stron, nie formalność.
Praca tymczasowa a outsourcing - gdzie przebiega granica
Jedno kryterium rozstrzyga, z którym modelem masz do czynienia: kto kieruje codzienną pracą ludzi na Twoim terenie.
Jeśli Ty wyznaczasz zadania, ustalasz grafik i nadzorujesz pracę - to praca tymczasowa i model trójstronny opisany w tym artykule. Jeśli firma zewnętrzna przejmuje cały proces (np. kompletację zamówień albo obsługę linii produkcyjnej), stawia własnego koordynatora i rozlicza się z Tobą za wynik - to outsourcing procesowy.
Rozróżnienie nabrało dodatkowego znaczenia od 1 czerwca 2025 r. Nowe przepisy prawa pracy ograniczyły możliwość kierowania cudzoziemców do pracy u osoby trzeciej poza modelem pracy tymczasowej (przez agencje z wpisem KRAZ) i outsourcingiem procesowym.
Szczegółowe porównanie obu modeli: prawne, operacyjne i kosztowe, znajdziesz w artykule outsourcing procesowy a praca tymczasowa: jak wybrać właściwy model.
Podsumowanie
Podział odpowiedzialności w modelu trójstronnym jest prosty na papierze, ale w praktyce wymaga, żeby agencja i pracodawca użytkownik rozumieli swoje role od pierwszego dnia współpracy. Najczęstsze problemy wynikają z nieznajomości tego podziału: pominięty instruktaż stanowiskowy, zaniżone dane o wynagrodzeniu, brak ewidencji czasu pracy.
Jeśli model pracy tymczasowej pasuje do Twojej sytuacji kadrowej - sprawdź, jak wygląda współpraca z Fortuną.
O autorze
Fortuna działa od 2014 roku jako agencja pracy i firma outsourcingowa dla logistyki, produkcji i e-commerce. Zatrudniamy ponad 6 000 osób w 120+ lokalizacjach w Polsce, z własnym transportem (450 pojazdów) i zakwaterowaniem (250 obiektów). Wpis do KRAZ nr 32018.
