Obowiązki pracodawcy użytkownika - kto za co odpowiada w pracy tymczasowej

Stan prawny: lipiec 2026, uwzględnia zmiany obowiązujące od 1.06.2025

W skrócie: Obowiązki pracodawcy użytkownika w pracy tymczasowej obejmują przede wszystkim BHP w miejscu wykonywania pracy, ewidencję czasu pracy i równe traktowanie. Umowa o pracę, wynagrodzenie, składki i dokumentacja kadrowa leżą po stronie agencji pracy tymczasowej. Zakres obowiązków można doprecyzować w umowie - dobra agencja przejmuje z Twoich barków większość operacyjnych obciążeń.

SPIS TREŚCI:

1. Podział obowiązków - Ty vs agencja

2. BHP - co musisz zapewnić zanim pracownicy wejdą na halę

3. Ewidencja czasu pracy i limit 18 miesięcy

4. Równe traktowanie, urlop i ograniczenia

5. Cudzoziemcy i nowe przepisy od 1 czerwca 2025

6. Jak dobra agencja odciąża pracodawcę użytkownika

   FAQ

Praca tymczasowa opiera się na relacji trzech stron. Agencja pracy tymczasowej to formalny pracodawca. Podpisuje umowę z pracownikiem, wypłaca wynagrodzenie i odprowadza składki. Pracownik tymczasowy wykonuje pracę na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika, czyli Twoim. Ty wyznaczasz zadania, kontrolujesz ich wykonanie i organizujesz codzienną pracę (art. 2 i 14 Ustawy z 9.07.2003 o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, Dz.U.2025.236 t.j.).

Oznacza to, że masz obowiązki wobec osób, z którymi nie łączy Cię żadna umowa - od organizowania pracy na stanowisku, przez BHP, po ewidencję czasu pracy. Poniżej opisaliśmy konkretny podział - co leży po Twojej stronie, co po stronie agencji, i gdzie granica jest elastyczna.

Podział obowiązków - Ty vs agencja

Obowiązki pracodawcy użytkownika oraz agencji pracy tymczasowej dzielą się na dwie grupy. Pierwsza grupa wynika z ustawy i nie można jej przenieść. Druga może być doprecyzowana w umowie między agencją a pracodawcą użytkownikiem (art. 25 ustawy).

Obszar	Pracodawca użytkownik (Ty)	Agencja pracy tymczasowej
Umowa o pracę	—	Zawiera umowę z pracownikiem tymczasowym
Wynagrodzenie	Informuje agencję o stawkach u siebie	Nalicza i wypłaca wynagrodzenie
Składki ZUS i podatek	—	Odprowadza składki i zaliczki
Dokumentacja kadrowa	—	Prowadzi akta osobowe, wydaje świadectwa pracy
BHP — szkolenie wstępne (ogólne)	—	Organizuje lub zleca
BHP — instruktaż stanowiskowy	✔ Przeprowadza przed dopuszczeniem do pracy	—
Odzież robocza i obuwie	✔ Dostarcza pracownikowi tymczasowemu	Można przenieść na agencję w umowie
Środki ochrony indywidualnej	✔ Zapewnia na stanowisku	Można przenieść w umowie
Posiłki profilaktyczne i napoje	✔ Zapewnia wg warunków pracy	—
Ocena ryzyka zawodowego	✔ Przeprowadza i informuje pracownika	—
Ewidencja czasu pracy	✔ Prowadzi jak dla własnych pracowników	Otrzymuje dane do naliczenia płacy
Ewidencja osób wykonujących pracę tymczasową	✔ Prowadzi i przechowuje 36 miesięcy	—
Urlop wypoczynkowy	Uzgadnia termin z agencją	Udziela urlopu (2 dni/miesiąc)
Równe traktowanie	✔ Zapewnia takie same warunki jak etatowym	Wypłaca odszkodowanie w razie naruszenia (może żądać zwrotu od PU)
Wypadek przy pracy	✔ Ustala okoliczności i przyczyny	Realizuje świadczenia wypadkowe
Informowanie o wolnych stanowiskach	✔ Informuje pracowników tymczasowych	—
Kary porządkowe	—	Nakłada jako formalny pracodawca
Badania lekarskie	—	Kieruje na badania wstępne i okresowe

Zakres można doprecyzować w umowie z agencją (art. 25 ustawy) - agencja może przejąć m.in. dodatkowe obowiązki BHP i zwrot kosztów podróży. Zanim podpiszesz umowę, upewnij się, że podział jest jasny - przygotowaliśmy listę pytań do agencji przed podpisaniem umowy.

BHP - co musisz zapewnić zanim pracownicy wejdą na halę

Bezpieczne i higieniczne warunki pracy w miejscu wykonywania pracy tymczasowej to obowiązek pracodawcy użytkownika - nie agencji (art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy). Mowa tu zarówno o hali produkcyjnej, jak i magazynie, linii pakowania czy rampie załadunkowej.

Wyobraź sobie poniedziałek, 6:00 rano. Na halę wchodzi 15 nowych pracowników tymczasowych. Zanim dostaną pierwsze zadanie, po Twojej stronie musi być:

• Instruktaż stanowiskowy BHP - szkolenie ogólne organizuje agencja, ale instruktaż na konkretnym stanowisku przeprowadzasz Ty (lub Twój kierownik zmiany). Pracownik nie może zacząć pracy bez tego szkolenia.

• Odzież i obuwie robocze - kamizelka odblaskowa, buty ochronne z podnoskiem, rękawice - to, co wymagają warunki na Twoim obiekcie. Dostarczenie pracownikowi tymczasowemu odzieży i obuwia roboczego leży po Twojej stronie, chyba że w umowie z agencją ustalicie inaczej.

• Środki ochrony indywidualnej - okulary, nauszniki, szelki bezpieczeństwa, kaski - w zależności od stanowiska.

• Posiłki profilaktyczne i napoje - jeśli warunki pracy tego wymagają (np. praca w niskiej temperaturze, wysoki wydatek energetyczny).

• Ocena ryzyka zawodowego - przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego na stanowisku i poinformowanie pracownika tymczasowego o zagrożeniach. Pracownik musi znać ryzyka zanim dotknie pierwszej palety.

• Wypadek przy pracy - ustalanie okoliczności i przyczyn wypadku leży po Twojej stronie. To Ty powołujesz zespół powypadkowy. Świadczenia wypadkowe wypłaca agencja jako formalny pracodawca.

Grzywna za niezapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy: 1 000–30 000 zł (art. 27b ustawy).

Ewidencja czasu pracy i limit 18 miesięcy

Ewidencję czasu pracy pracownika tymczasowego jako pracodawca użytkownik prowadzisz Ty - na takich samych zasadach jak dla własnych pracowników (art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy). Dane o przepracowanych godzinach, nadgodzinach i nieobecnościach przekazujesz agencji, która na ich podstawie nalicza wynagrodzenie.

Ewidencja osób wykonujących pracę tymczasową

Od 2017 roku pracodawca użytkownik ma dodatkowy obowiązek: prowadzenie ewidencji osób wykonujących pracę tymczasową (art. 14a ustawy). Zapisujesz w niej datę rozpoczęcia i zakończenia pracy każdej osoby w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Ewidencję przechowujesz przez okres jej prowadzenia i kolejne 36 miesięcy. Może mieć formę papierową lub elektroniczną, ale musi być prowadzona odrębnie dla każdej osoby.

Za nieprowadzenie tej ewidencji grozi grzywna 1 000–30 000 zł.

Limit 18 miesięcy - pułapka, o której trzeba pamiętać

Pracownik tymczasowy może pracować na rzecz jednego pracodawcy użytkownika maksymalnie 18 miesięcy w ciągu 36 kolejnych miesięcy (art. 20 ustawy). Limit działa niezależnie po obu stronach - dotyczy i agencji, i pracodawcy użytkownika. Zmiana agencji nie resetuje limitu pracodawcy użytkownika. Jeśli pracownik przepracował u Ciebie 12 miesięcy przez jedną agencję, kolejna agencja może go skierować do Ciebie najwyżej na 6 miesięcy.

Dlatego ewidencja osób z art. 14a jest tak istotna - bez niej nie masz kontroli nad limitem.

Równe traktowanie, urlop i ograniczenia

Pracownik tymczasowy na takim samym lub podobnym stanowisku pracy musi mieć takie same warunki zatrudnienia jak Twój pracownik etatowy (art. 15 ustawy). Zasada równego traktowania w zakresie warunków zatrudnienia dotyczy wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy i dostępu do urządzeń socjalnych pracodawcy użytkownika - stołówki, szatni, parkingu.

Naruszenie zasady równego traktowania? Odszkodowanie wypłaca agencja (bo to formalny pracodawca), ale może dochodzić od Ciebie zwrotu.

Urlop

Pracownikowi tymczasowemu przysługuje 2 dni urlopu wypoczynkowego za każdy miesiąc pracy. Urlop udziela agencja, ale Ty jako pracodawca użytkownik uzgadniasz termin - bo to Ty planujesz obsadę na zmianę.

Czego pracodawca użytkownik NIE może

Ustawa wprowadza konkretne ograniczenia. Nie możesz:

• Powierzyć pracy pod kierownictwem innego podmiotu - pracownik tymczasowy pracuje pod Twoim kierownictwem, nie możesz go „pożyczyć" dalej (art. 14 ust. 2 pkt 3).

• Zmienić stanowiska bez zgody - art. 42 § 4 Kodeksu pracy (przesunięcie na inne stanowisko na 3 miesiące) nie dotyczy pracowników tymczasowych.

• Zatrudniać na stanowiskach szczególnie niebezpiecznych (art. 20 pkt 1).

• Powierzać pracy wymagającej dostępu do broni lub środków obezwładniających (art. 20 pkt 2).

• Zatrudniać na stanowisku pracownika zwolnionego z przyczyn niedotyczących pracowników - jeśli zwolnienie było w tej samej gminie, w ciągu ostatnich 3 miesięcy, na stanowiskach tego samego rodzaju.

• Korzystać z pracy tymczasowej w czasie strajku - na stanowiskach objętych strajkiem u tego pracodawcy użytkownika.

Masz też obowiązek informowania pracowników tymczasowych o wolnych stanowiskach pracy, na których zamierzasz zatrudnić pracowników na stałe (art. 23 ust. 3 ustawy).

Cudzoziemcy i nowe przepisy od 1 czerwca 2025

Legalizacja pobytu i pracy cudzoziemca leży po stronie agencji pracy tymczasowej. To ona wnioskuje o zezwolenie, pilnuje terminów i dostarcza pracownikowi umowę oraz informacje w zrozumiałym dla niego języku. Po Twojej stronie nic się w tym zakresie nie zmienia: nie składasz dokumentów, nie pilnujesz dat ważności statusów, nie stajesz przed inspektorem PIP w sprawie legalizacji.

Od 1 czerwca 2025 r. agencja kierująca cudzoziemców wymagających zezwolenia na pracę musi posiadać rozszerzony wpis w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (KRAZ) i spełnić wymogi kadrowe i organizacyjne. Dla Ciebie jako pracodawcy użytkownika to dobra wiadomość: na rynku zostają agencje z faktycznym zapleczem, a nie firmy-wydmuszki.

Co zmiany od 1.06.2025 oznaczają dla pracodawcy użytkownika?

Nowe przepisy zaostrzają kary za pozorny outsourcing i nielegalne zatrudnienie - szczegółowe zestawienie modeli i sankcji opisujemy w artykule outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa. Z perspektywy pracodawcy użytkownika najważniejsze jest jedno: jeśli współpracujesz z agencją wpisaną do KRAZ i masz umowę zgodną z ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych - Twoja pozycja jest bezpieczna. Sprawdź wpis agencji w KRAZ przed podpisaniem umowy. To 2 minuty w wyszukiwarce online.

Jest jeszcze jedno ryzyko operacyjne, o którym mało kto mówi: limit 18 miesięcy może kolidować z czasem trwania postępowań o zezwolenie na pracę cudzoziemca. Jeśli pracownik zbliża się do limitu, a procedura przedłużenia zezwolenia trwa - pojawia się luka w ciągłości zatrudnienia. Przy dużych grupach cudzoziemców omów ten scenariusz z agencją z wyprzedzeniem. Więcej o całym procesie legalizacji znajdziesz w artykule o zatrudnieniu cudzoziemców przez agencję.

Nowe przepisy wpływają też na decyzję, czy przejąć pracownika z agencji pracy tymczasowej na etat, czy kontynuować współpracę przez agencję.

Jak dobra agencja odciąża pracodawcę użytkownika

Ustawa przypisuje Ci obowiązki pracodawcy użytkownika - ale zakres operacyjnego obciążenia zależy od agencji, z którą współpracujesz. Obowiązki agencji pracy tymczasowej obejmują kadry, płace i legalizację - jednak dobra agencja nie kończy na tych formalnych minimum. Robi więcej:

Koordynator na miejscu u klienta. W Fortunie koordynator wspiera Cię w pierwszych dniach - prowadzi onboarding nowych osób, dba o komunikację z pracownikami zagranicznymi i pilnuje, żeby zastępstwa pojawiały się na czas. To wsparcie, które odciąża Twojego kierownika zmiany.

Własny transport. 450 autobusów i busów dowozi pracowników do zakładów. Nie organizujesz dowozu, nie martwisz się frekwencją na zmianę o 6:00.

Własne zakwaterowanie. 250 obiektów noclegowych w Polsce pozwala uruchomić zespół nawet tam, gdzie lokalny rynek pracy jest pusty. Otwierasz nowy magazyn w małej miejscowości? Agencja zapewnia ludzi i zakwaterowanie.

Pełna obsługa kadrowo-płacowa. Wynagrodzenia, składki, urlopy, dokumentacja - po stronie agencji. Ty dostajesz jedną fakturę zamiast dziesiątek operacji kadrowych.

Legalizacja cudzoziemców. Cały proces - od złożenia oświadczenia po uzyskanie zezwolenia - po stronie agencji.

Elastyczność kadrowa. Potrzebujesz 20 osób w szczycie sezonu i 5 poza nim? Zwiększamy lub zmniejszamy zespół w zależności od zapotrzebowania. Nie ponosisz kosztów zwolnień, odpraw ani przestojów - to Fortuna jest pracodawcą.

Checklist - obowiązki pracodawcy użytkownika przed startem współpracy

Zanim pierwszy pracownik tymczasowy wejdzie na halę, sprawdź, czy masz przygotowane:

☐ Sprawdź wpis agencji w KRAZ (wyszukiwarka online, 2 minuty)

☐ Ustal podział obowiązków BHP w umowie z agencją

☐ Przygotuj instruktaż stanowiskowy BHP dla nowych pracowników

☐ Zapewnij odzież roboczą i środki ochrony indywidualnej

☐ Wdróż ewidencję czasu pracy (taki sam system jak dla etatowych)

☐ Prowadź ewidencję osób wykonujących pracę tymczasową (art. 14a)

☐ Poinformuj pracowników tymczasowych o wolnych stanowiskach

Chcesz wiedzieć, jak ten podział wygląda w praktyce? Opisz swoją sytuację - przygotujemy propozycję dopasowaną do branży i skali. Skontaktuj się z nami →

Sprawdź też, jak wygląda współpraca z agencją pracy tymczasowej Fortuna - od rekrutacji po koordynację na miejscu.

FAQ

Kto odpowiada za wypadek pracownika tymczasowego?

Ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku leży po stronie pracodawcy użytkownika - to Ty powołujesz zespół powypadkowy i sporządzasz protokół. Świadczenia wypadkowe (zasiłek chorobowy, odszkodowanie) wypłaca agencja jako formalny pracodawca. Pracownik tymczasowy kieruje roszczenia odszkodowawcze do agencji.

Czy muszę prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika tymczasowego?

Tak. Prowadzisz ją na takich samych zasadach jak dla własnych pracowników (art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy). Dane o godzinach, nadgodzinach i nieobecnościach przekazujesz agencji do naliczenia wynagrodzenia. Za brak ewidencji grozi grzywna 1 000–30 000 zł.

Co grozi pracodawcy użytkownikowi za naruszenie obowiązków?

Grzywna od 1 000 do 30 000 zł (art. 27b ustawy). Obowiązki pracodawcy użytkownika egzekwuje PIP - sankcje dotyczą m.in. nieprowadzenia ewidencji osób wykonujących pracę tymczasową, niezapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, nierównego traktowania pracowników tymczasowych. Dodatkowe kary grożą za pozorny outsourcing i nielegalne zatrudnienie - szczegóły w artykule o różnicach między outsourcingiem a pracą tymczasową.

Kto płaci za odzież roboczą i środki ochrony pracownika tymczasowego?

Pracodawca użytkownik - dostarczenie pracownikowi tymczasowemu odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej jest Twoim obowiązkiem. Możesz jednak przenieść ten obowiązek na agencję w umowie (art. 25 ustawy). Ustal to przed rozpoczęciem współpracy.

Czy mogę powierzyć pracownikowi tymczasowemu inną pracę niż w umowie?

Nie. Art. 42 § 4 Kodeksu pracy (przesunięcie na inne stanowisko na 3 miesiące) nie ma zastosowania do pracowników tymczasowych. Pracownik tymczasowy wykonuje wyłącznie pracę określoną w umowie między agencją a pracodawcą użytkownikiem.

---

O autorze

Fortuna działa od 2014 roku jako agencja pracy tymczasowej i firma outsourcingowa dla logistyki, produkcji i e-commerce. Zatrudniamy ponad 6 000 osób w 120+ lokalizacjach w Polsce, z własnym transportem (450 pojazdów) i zakwaterowaniem (250 obiektów). Działamy zgodnie z przepisami, z wpisem do KRAZ.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U.2025.236 t.j.), art. 2, 14, 14a, 15, 20, 23, 25, 27b. Przepisy od 1.06.2025: Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U.2025.620), Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom (Dz.U.2025.621).