_edited.jpg)
Pozorny outsourcing: jak rozpoznać ryzyko w swojej firmie
W skrócie: Pozorny outsourcing występuje wtedy, gdy umowa mówi o świadczeniu usługi, a w praktyce dostawca udostępnia pracowników, którymi kieruje Twój zakład. Konsekwencje ponoszą obie strony. Jeśli dostawca nie jest agencją zatrudnienia, firmie korzystającej z pracy skierowanych przez niego cudzoziemców grozi grzywna od 6000 zł za każdą osobę, a według resortu pracy od lipca 2026 r. inspekcja może też uznać ją za rzeczywistego pracodawcę. Swój model wstępnie ocenisz, sprawdzając trzy obszary: organizację pracy na hali, zapisy umowy i dotychczasową współpracę z dostawcą (stan prawny: listopad 2026).
W ARTYKULE:
Jeśli chcesz najpierw uporządkować podstawowe pojęcia, przeczytaj nasz artykuł o tym, czym jest outsourcing procesowy.
Wyobraź sobie kontrolę w zakładzie. Inspektor pyta pracownika firmy zewnętrznej, kto przydziela mu zadania. Ten wskazuje brygadzistę Twojej firmy, choć zgodnie z umową zespołem powinien kierować dostawca. Od tego momentu treść umowy schodzi na drugi plan, a liczy się to, jak praca faktycznie wygląda na hali.
Czym jest pozorny outsourcing?
Pozorny outsourcing to sytuacja, w której umowa między firmami opisuje usługę, a firma zewnętrzna w rzeczywistości dostarcza pracowników, którymi kieruje zleceniodawca.
Bywa też nazywany pozornym outsourcingiem pracowniczym. Dostawca zatrudnia pracowników, ale to firma korzystająca z ich pracy przydziela im zadania i wydaje polecenia. Formalnie pozostają oni zatrudnieni przez dostawcę, ale w praktyce pracują jak pracownicy przedsiębiorcy, u którego wykonują zadania.
Outsourcing procesowy to model, w którym firma zewnętrzna przejmuje konkretny proces, na przykład pakowanie zamówień albo etykietowanie. Sama organizuje pracę i odpowiada za wynik.
Tak wygląda różnica między obiema formami współpracy:
Kryterium | Outsourcing procesowy | Pozorny outsourcing |
Przedmiot umowy | Opisany proces z mierzalnym wynikiem | „Wykonywanie prac zleconych przez klienta”, liczba osób |
Kto wydaje polecenia | Koordynator dostawcy | Brygadzista lub kierownik zmiany zleceniodawcy |
Kto decyduje, ile osób i kto przyjdzie | Dostawca | Zleceniodawca, często imiennie |
Maszyny i miejsce pracy | Udostępnione na podstawie umowy | Używane tak samo jak przez własny zespół |
Kto odpowiada za wynik | Dostawca | Zleceniodawca |
Rozstrzyga to, kto faktycznie kieruje pracą zespołu. Zgodnie z art. 22 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy zatrudnienie na rzecz i pod kierownictwem danego podmiotu jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę umowy. Dlatego w outsourcingu procesowym pracownicy dostawcy nie mogą pozostawać pod bezpośrednim i stałym kierownictwem Twojego zakładu.
Polskie przepisy nie zawierają definicji outsourcingu. Przy ocenie współpracy urzędy i inspekcja sprawdzają więc rzeczywisty sposób organizacji pracy, a nie tylko zapisy dokumentów.
Kto ponosi konsekwencje pozornego outsourcingu – dostawca czy firma, która z niego korzysta?
Konsekwencje pozornego outsourcingu ponoszą obie strony: dostawca, który udostępnia pracowników zamiast świadczyć usługę, i firma, która z ich pracy korzysta. Sam fakt, że pracowników zatrudnia dostawca, nie wyłącza odpowiedzialności zakładu, w którym wykonują zadania (stan prawny: listopad 2026).
Firma korzystająca
Jeśli w zespole pracują cudzoziemcy, przedsiębiorca korzystający z outsourcingu musi liczyć się również z ryzykiem grzywny. Zgodnie z art. 84 ust. 11 ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, podlega grzywnie nie niższej niż 6000 zł.
Ust. 14 tego artykułu każe liczyć tę kwotę za każdego cudzoziemca. Przy 20 cudzoziemcach w zespole grzywna wynosi więc co najmniej 120 000 zł.
Od 8 lipca 2026 r. inspektorzy PIP mogą też stwierdzić istnienie stosunku pracy decyzją administracyjną. Daje im to nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473), która dodała do niej art. 11 ust. 1 pkt 7a. Według Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (odpowiedź na interpelację nr 13678, maj 2026) obejmuje to także pozorny outsourcing, w tym ustalenie stosunku pracy u pracodawcy rzeczywistego. W praktyce może to oznaczać uznanie, że pracodawcą jest firma, pod której kierownictwem pracownicy faktycznie wykonują zadania.
Dostawca
Dostawca, który w rzeczywistości udostępnia pracowników zamiast realizować usługę, również naraża się na konsekwencje. Zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 7 ustawy z 20 marca 2025 r. odmawia się wydania zezwolenia na pracę, jeśli z okoliczności sprawy wynika, że pracę powierzyłby podmiot niebędący agencją pracy tymczasowej, a cudzoziemiec wykonywałby ją na rzecz osoby trzeciej. Do tego dochodzą sankcje za prowadzenie agencji zatrudnienia bez wpisu do rejestru, przewidziane w ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia.
Organy oceniają model współpracy już przed jej rozpoczęciem. Rozpatrując wniosek o zezwolenie na pracę, urząd wojewódzki analizuje umowę między firmami: formę nadzoru nad pracownikami i sposób rozliczenia usługi, a czasem także PKD dostawcy oraz miejsce wykonywania pracy. Tak opisało to ministerstwo w odpowiedzi na interpelację nr 10516. W trakcie współpracy na halę mogą przyjść PIP i Straż Graniczna, a inspektorzy i funkcjonariusze rozmawiają wtedy z pracownikami przy stanowiskach.
W Fortunie wnioski o zezwolenie na pracę obsługuje osobna osoba w dziale legalizacji w Łodzi. Sprawy kart pobytu i studentów prowadzą w tym zespole inne osoby.
Jak rozpoznać pozorny outsourcing we własnej firmie? Lista kontrolna
Pozorny outsourcing rozpoznasz przede wszystkim po tym, kto na co dzień kieruje pracownikami dostawcy, a dopiero w drugiej kolejności po zapisach umowy. Poniższe 12 pytań obejmuje organizację pracy na hali, umowę i historię współpracy, czyli obszary, które sprawdzają urząd wojewódzki i inspekcja.
Na hali
1. Kto rozdziela zadania i wydaje polecenia pracownikom dostawcy?
W outsourcingu procesowym robi to koordynator dostawcy na podstawie Twojego zamówienia. Jeśli zadania przydziela Twój brygadzista albo kierownik zmiany, to pierwszy sygnał ostrzegawczy.
2. Czy pracownicy dostawcy pracują w jednej brygadzie z Twoimi przy tej samej pracy?
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wymienia to jako sygnał ostrzegawczy w odpowiedzi na interpelację nr 10516. Osobny obszar albo wydzielony etap procesu pozwala wyraźnie oddzielić zadania dostawcy od pracy Twojego zespołu.
3. Kto ustala grafik, przerwy i nadgodziny, a komu pracownicy zgłaszają nieobecność?
Te sprawy prowadzi dostawca. Jeśli pracownik firmy zewnętrznej zgłasza zwolnienie lekarskie do Twojego działu kadr, Twój zakład w praktyce przejął część zarządzania jego zespołem.
4. Kto prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników firmy zewnętrznej?
Powinien robić to ich pracodawca, czyli dostawca. Nie należy tego mylić z rejestracją wejść na teren zakładu, którą możesz prowadzić niezależnie.
5. Czy proces da się fizycznie wydzielić?
Sprawdź, czy potrafisz wskazać, gdzie kończy się praca dostawcy, a zaczyna praca Twojego zespołu. Jeśli masz z tym trudność, zobacz, które procesy można oddać w outsourcingu produkcji.
W umowie
6. Czy przedmiotem umowy jest opisany proces?
Zwróć uwagę na otwarte zapisy w rodzaju „inne prace zlecone przez klienta”. Umowa outsourcingu procesowego powinna jasno wskazywać, za jaki proces odpowiada dostawca.
7. Czy umowa określa mierzalny wynik i sposób jego odbioru?
Bez tego trudno egzekwować od dostawcy cokolwiek poza obecnością określonej liczby osób na zmianie. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule o tym, jak kontrolować jakość usługi outsourcingowej.
8. Kto decyduje o liczbie i doborze osób?
W outsourcingu procesowym odpowiada za to dostawca. Jeśli to Ty wskazujesz konkretne osoby, które mają przyjść na zmianę, zamawiasz w praktyce obsadę stanowisk, a nie usługę.
9. Czy dostawca ma wpis do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia?
Wpis dostawcy możesz szybko sprawdzić w rejestrze KRAZ. Sam wpis nie legalizuje modelu, w którym Twój zakład kieruje pracownikami dostawcy. Jego brak przy zespole z cudzoziemcami oznacza natomiast ryzyko kary z art. 84 ust. 11.
10. Czy z umowy i faktur wynika, za jaką usługę płacisz?
Urzędy analizują również sposób rozliczania współpracy. Dokumenty powinny więc opisywać usługę outsourcingu, której faktycznie dotyczą.
W historii współpracy
11. Czy ten sam dostawca przysyłał wcześniej te same osoby jako agencja pracy tymczasowej?
To drugi sygnał ostrzegawczy wskazany przez ministerstwo w tej samej odpowiedzi na interpelację. Jeśli zmieniono nazwę umowy, ale te same osoby nadal wykonują tę samą pracę na tych samych stanowiskach i pod tym samym kierownictwem, sama zmiana dokumentów nie wystarczy.
12. Czy umowę przepisano pod wniosek o zezwolenie, a na hali wszystko zostało po staremu?
Zdarza się, że dokumenty opisują już outsourcing procesowy, ale brygadzista zakładu nadal rozdziela zadania pracownikom dostawcy. Urzędy biorą pod uwagę faktyczną organizację pracy właśnie dlatego, że dokumenty bywają przygotowywane pod postępowanie.
Od czego zacząć: jeśli nie wiesz, kto faktycznie kieruje pracownikami dostawcy, zacznij od wyjaśnienia tej kwestii. Nawet dobrze napisana umowa nie zastąpi właściwej organizacji pracy na hali.
Jeśli przy kilku pytaniach odpowiedź brzmi „nie wiem”, porozmawiajmy o tym, jak wygląda podział ról, gdy proces prowadzi dostawca z własnym koordynatorem na miejscu.
Umowa i podział ról przy outsourcingu procesowym
Przy outsourcingu procesowym zakład określa, co i ile ma zostać wykonane, a firma zewnętrzna decyduje, kto i jak to zrobi.
Umowa outsourcingu procesowego jest umową nienazwaną, zawieraną w granicach swobody umów z art. 353¹ Kodeksu cywilnego. Zwykle kwalifikuje się ją jako umowę o świadczenie usług, a wtedy art. 750 Kodeksu cywilnego każe stosować do niej odpowiednio przepisy o zleceniu. Powinna opisywać proces i jego wynik, a nie liczbę osób.
Zadanie | Twój zakład | Firma outsourcingowa |
Wolumen i normy | Określa w zamówieniu | Realizuje |
Podział zadań i polecenia na zmianie | Nie wydaje poleceń pracownikom dostawcy | Koordynator dostawcy |
Grafik, przerwy, nadgodziny | Przekazuje plan produkcji | Układa grafik |
Dobór i liczba osób | Nie wskazuje imiennie | Decyduje |
Standard jakości i odbiór wyniku | Ustala standard, odbiera wynik | Odpowiada za wynik |
Zgłaszanie problemów | Do koordynatora dostawcy | Do kierownika po stronie zakładu |
Hala i maszyny | Udostępnia na podstawie umowy | Używa zgodnie z umową |
Przy przeglądzie umowy zwróć szczególną uwagę na takie zapisy:
„Wykonywanie prac zleconych przez klienta” – zamiast otwartego katalogu prac umowa powinna wskazywać konkretny proces i jego granice: od którego miejsca i do którego etapu odpowiada dostawca.
„Dostawca zapewni 25 osób na zmianę” – w outsourcingu procesowym określ wynik do zrealizowania na zmianę. O liczbie osób potrzebnych do jego wykonania decyduje dostawca.
„Pracownicy podlegają kierownikowi zmiany” – polecenia dla pracowników powinny przechodzić przez koordynatora dostawcy.
Brak zapisu o hali i maszynach – w umowie należy uregulować najem lub użyczenie powierzchni i sprzętu.
W Fortunie tę rolę pełni koordynator grupy na miejscu u klienta. Utrzymuje kontakt z kierownikiem po stronie zakładu w sprawie zmian, problemów i godzin pracy, dzięki czemu polecenia trafiają do zespołu jedną drogą. Tak w praktyce wygląda przejęcie procesu przez firmę zewnętrzną: Twój kierownik ma jednego rozmówcę, czyli koordynatora. Projekt umowy przed podpisaniem sprawdza u nas prawnik w centrali w Warszawie.
Inna sytuacja: nocna zmiana, koordynator dostawcy jest nieobecny, a linia staje. Brygadzista zakładu, chcąc pomóc, zaczyna rozdzielać zadania pracownikom firmy zewnętrznej. Jeśli takie sytuacje się powtarzają, pracownicy mogą zacząć traktować brygadzistę zakładu jako osobę, od której otrzymują polecenia. Podczas kontroli może to wskazywać na problem z faktycznym podziałem obowiązków. Dlatego już w umowie i grafiku koordynatora ustal, kto przejmuje jego obowiązki pod nieobecność.
Co zrobić, jeśli lista kontrolna pokazała ryzyko?
Jeśli lista kontrolna pokazała, że pracownikami dostawcy w praktyce kieruje Twój zakład, zacznij od zmiany organizacji pracy na hali, a dopiero potem poprawiaj dokumenty.
Nie zaczynalibyśmy od aneksu do umowy. Jeśli na hali wszystko nadal działa tak samo, nowe zapisy nie rozwiązują problemu.
Masz trzy możliwości.
1. Przenieś polecenia na koordynatora dostawcy i wydziel proces.
To wariant dla zakładów, w których proces można oddzielić przestrzennie albo wyodrębnić jako osobny etap pracy. Twoi brygadziści przestają wtedy bezpośrednio kierować pracownikami dostawcy, a organizację pracy przejmuje jego koordynator.
2. Zmień model, jeśli musisz samodzielnie wydawać polecenia pracownikom na zmianie.
Zgodne z prawem dostarczanie pracowników pod Twoje kierownictwo odbywa się w modelu pracy tymczasowej przez agencję z wpisem do KRAZ. Twoja firma jest wtedy pracodawcą użytkownikiem w rozumieniu ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, a agencja pozostaje pracodawcą tych osób i może zgodnie z prawem przekazać Ci kierowanie ich pracą.
Co to oznacza w praktyce, opisaliśmy w artykule o tym, jakie są obowiązki pracodawcy użytkownika. Różnice między obiema formami opisaliśmy w artykule o outsourcingu i pracy tymczasowej. Fortuna prowadzi oba modele, z wpisem do KRAZ nr 32018.
3. Wycofaj proces do własnego zespołu.
Jeśli nie możesz wydzielić procesu, a praca tymczasowa nie pasuje do skali lub sezonowości działalności, pozostaje prowadzenie go własnymi pracownikami.
Ten artykuł nie rozstrzyga indywidualnych przypadków. Jeśli Twój model współpracy budzi wątpliwości, przed wprowadzeniem zmian skonsultuj go z prawnikiem prawa pracy.
Nie wiesz, który model współpracy wybrać? Opowiedz nam o procesie, jego skali i planowanym terminie. Przyjedziemy na spotkanie do zakładu i doradzimy, czy u Ciebie lepiej sprawdzi się outsourcing procesowy, czy praca tymczasowa. Umowę przygotujemy w naszej centrali, a przed podpisaniem sprawdzi ją prawnik. Zadzwoń: +48 780 080 080 albo napisz do nas.
FAQ
Czy pozorny outsourcing dotyczy tylko zatrudniania cudzoziemców?
Nie. Pozorny outsourcing może dotyczyć również zespołów, w których pracują wyłącznie obywatele Polski. Znaczenie ma to, kto faktycznie kieruje pracą zespołu, a nie obywatelstwo pracowników.
Przepisy przewidują jednak dodatkowe konsekwencje w przypadku cudzoziemców. Kara z art. 84 ust. 11 oraz odmowa zezwolenia z art. 13 ustawy z 20 marca 2025 r. dotyczą właśnie tej grupy. Ocena sposobu kierowania pracą opiera się natomiast na Kodeksie pracy, a nowe uprawnienia PIP od 8 lipca 2026 r. nie są ograniczone do cudzoziemców.
Czy outsourcing procesowy jest legalny?
Tak. Przepisy prawa pracy nie zakazują przekazania wydzielonego procesu firmie zewnętrznej. Outsourcing procesowy jest legalny, jeśli firma zewnętrzna przejmuje wydzielony proces, sama organizuje pracę i odpowiada za wynik. Problem pojawia się wtedy, gdy umowa opisuje usługę, a zleceniodawca w praktyce kieruje pracownikami dostawcy (stan prawny: listopad 2026).
Czy wpis dostawcy do KRAZ wystarczy, żeby outsourcing był bezpieczny?
Nie. Sam wpis do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia nie przesądza o legalności konkretnego modelu współpracy. Wpis wyłącza karę z art. 84 ust. 11, która dotyczy pracy cudzoziemców skierowanych przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia. Jeśli jednak na hali pracownikami dostawcy kieruje Twój brygadzista, ryzyko pozostaje, bo inspekcja ocenia rzeczywistą organizację pracy, a nie wyłącznie status dostawcy.
O Fortunie
Fortuna Sp. z o.o. działa od 2014 roku jako agencja pracy tymczasowej i firma outsourcingowa dla logistyki, produkcji i e-commerce, z wpisem do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ 32018). Zatrudniamy ponad 6000 osób w 120+ lokalizacjach w Polsce, z własnym transportem i zapleczem noclegowym. Mamy 13 oddziałów: w Warszawie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Wrocławiu, Poznaniu, Chorzowie, Szczecinie, Słubicach, Zielonej Górze, Krakowie, Olsztynie, Gdańsku i Bolesławcu.
Stan prawny: listopad 2026. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej w indywidualnej sprawie.
