_edited.jpg)
Jak wybrać firmę outsourcingową do magazynu? Pytania, umowa i wady, które trzeba znać
W skrócie: Jak wybrać dostawcę usług outsourcingowych do magazynu? Przed podpisaniem umowy sprawdź, czy firma chce zobaczyć Twoją halę przed wyceną, jak zwiększy obsadę w sezonie i czy umowa jest zgodna z przepisami obowiązującymi od 1 czerwca 2025 r. Dane samej firmy zweryfikujesz w rejestrach KRS i KRAZ.
CO ZNAJDZIESZ W ARTYKULE:
Na biurku masz dwie albo trzy oferty outsourcingu procesowego i każda obiecuje to samo: doświadczenie dostawcy i obsadę na czas. Zanim zdecydujesz, którą wybrać, sprawdź, co faktycznie stoi za tymi deklaracjami. W tym modelu firma zewnętrzna przejmuje cały proces w Twoim magazynie, np. pakowanie zamówień, i odpowiada za jego organizację oraz wykonanie. Towar i hala zostają po Twojej stronie.
Jeśli rozważasz oddanie towaru operatorowi logistycznemu, przeczytaj najpierw, czym zespół w Twoim magazynie różni się od 3PL. Jeśli chcesz sam kierować ludźmi, potrzebujesz pracy tymczasowej. Praca tymczasowa to model, w którym agencja zatrudnia pracowników i kieruje ich do Twojej firmy, a zadania na hali wyznaczasz im Ty. Sprawdź, czym outsourcing różni się od pracy tymczasowej.
Jak przygotować zapytanie, żeby oferty dało się porównać?
W zapytaniu ofertowym do firmy outsourcingowej samo „potrzebujemy 30 osób na magazyn” to za mało, żeby przygotować wycenę. Dostawca musi wiedzieć, jakie zadania ma przejąć, przez jaki okres i jak wygląda praca w Twoim magazynie. Znaczenie mają też zmiany i sezonowe wzrosty zamówień. Bez tych informacji dwie firmy mogą wycenić zupełnie inny zakres usługi, choć na pierwszy rzut oka ich oferty będą wyglądały podobnie.
Do zapytania wpisz:
procesy, które oddajesz, np. przyjęcia towaru, kompletację, pakowanie albo obsługę zwrotów,
liczbę osób na zmianę i liczbę zmian, łącznie z sobotami,
kiedy przychodzi szczyt i o ile rośnie wtedy wolumen,
adres magazynu i informację, czy o 5:30 dojedzie tam komunikacja miejska,
wymagania na stanowiskach: uprawnienia na wózki widłowe, język, praca ze skanerem,
datę, od której chcesz uruchomić zespół.
Gdy oferty przyjdą, nie porównuj samej stawki. Część dostawców wlicza w nią koordynatora i dowóz, część dolicza je osobno albo w ogóle ich nie zapewnia.
Pozycja | Pytanie do firmy outsourcingowej | Co to zmienia w porównaniu |
Koordynator na miejscu | Ilu koordynatorów przy Twojej skali i czy są w stawce? | Bez koordynatora zarządzanie zmianą wraca do Twojego kierownika |
Dowóz do magazynu | Kto organizuje transport i kto za niego płaci? | Przy magazynie poza miastem od dowozu zależy, czy ludzie dojadą na 6:00 |
Zakwaterowanie | Czy dostawca ma własne miejsca noclegowe w regionie? | Bez noclegów zespół zbierzesz tylko z lokalnego rynku pracy |
Odzież robocza | Czyja jest odzież i obuwie robocze? | Jeśli nie ma jej w ofercie, kupujesz ją Ty |
Badania i szkolenie wstępne | Kto organizuje badania lekarskie i szkolenie BHP? | Od tego zależy, ile dni mija od podpisu do pierwszej zmiany |
W Fortunie odzież robocza i dowóz pracowników są po naszej stronie. Stawki nie podajemy bez poznania projektu, bo zależy od lokalizacji magazynu, zmianowości i tego, czy zespół potrzebuje dowozu i zakwaterowania.
Opisz nam swój magazyn i zakres prac, które chcesz zlecić. Omówimy, co będzie po naszej stronie, i przygotujemy wycenę projektu.
Jakie pytania zadać firmie outsourcingowej przed podpisaniem umowy?
Przed podpisaniem umowy zapytaj potencjalnego dostawcę, kto obejrzy Twoją halę, kto poprowadzi zmianę, jak zorganizuje zastępstwa i jak zabezpieczy szczyt sezonu. Jeśli firma outsourcingowa po krótkiej rozmowie zapewnia, że „wszystko ogarnie”, ale nie pyta, jak działa Twój magazyn, warto zachować ostrożność. Skąd ma wiedzieć, ilu osób potrzebujesz i jak zorganizować ich pracę? Przed podpisaniem umowy sprawdź, jak zamierza poprowadzić zespół, zapewnić zastępstwa i poradzić sobie ze zwiększonym zapotrzebowaniem w sezonie.
Kto obejrzy halę i stanowiska, zanim przygotujecie wycenę?
Wycena bez wizyty na magazynie to wycena z cennika. Dostawca, który chce zobaczyć stanowiska i tempo pracy przed podaniem liczby osób, liczy zespół pod Twoją operację.
Sygnał ostrzegawczy: oferta przychodzi dzień po pierwszym mailu i nie zawiera ani jednego pytania o zmiany.
U nas na pierwsze spotkanie u klienta jedzie prezes Fortuny i na miejscu ustala z klientem potrzeby oraz warunki współpracy.
Jak pracownik pozna stanowisko, zanim do Was przyjdzie?
Pracownik powinien wiedzieć, na czym polega praca na danym stanowisku, zanim pojawi się na pierwszej zmianie. Jeśli dopiero na hali dowiaduje się, że przez większość dnia będzie podnosić ciężkie kartony, może się okazać, że inaczej wyobrażał sobie tę pracę. A Ty znowu potrzebujesz kogoś na jego miejsce.
Poproś dostawcę, żeby opisał, co dokładnie usłyszy kandydat na Twoje stanowisko. Zanim Fortuna skieruje ludzi do projektu, magazyn oglądają nasze rekruterki. Wiele z nich wcześniej pracowało w magazynach. Wiedzą więc, jak ważne jest wyjaśnienie kandydatowi, czy praca wymaga siły fizycznej, wcześniejszego doświadczenia i z jakimi zadaniami będzie się mierzyć na co dzień. Łatwiej wtedy ocenić, czy dane stanowisko będzie dla niego odpowiednie.
Skąd weźmiecie ludzi, jeśli w okolicy brakuje chętnych?
W okolicach magazynów położonych przy węzłach drogowych często brakuje już osób chętnych do pracy. Sprawdź, skąd dostawca zamierza pozyskać pracowników i jak zapewni im dojazd na zmianę, szczególnie jeśli magazyn znajduje się poza miastem.
W Fortunie zatrudniamy osoby z Polski i z zagranicy, najczęściej z Ukrainy, Białorusi, Mołdawii i krajów Unii Europejskiej. To osoby znające język polski albo uczące się go. Do zakładów klientów dowozi je 450 naszych autobusów i busów, a 250 obiektów noclegowych w całej Polsce pozwala uruchomić zespół także tam, gdzie w okolicy nie ma już chętnych.
Kto u Was prowadzi zmianę i jakimi językami mówi?
W outsourcingu procesowym zespołem kieruje dostawca, więc na magazynie potrzebujesz jego koordynatora. To z nim ustalasz zmiany priorytetów, godziny i problemy w trakcie dnia. Zapytaj, ilu koordynatorów przypada na Twoją grupę i jakimi językami mówią.
Liczbę koordynatorów dobieramy do wielkości grupy na magazynie. Każdy koordynator Fortuny mówi po polsku co najmniej na poziomie B1, a pozostałe języki dobieramy do składu zespołu, najczęściej ukraiński i angielski.
Co zrobicie, gdy na zmianę nie przyjdzie część zespołu?
Nieobecności się zdarzają, więc zapytaj, kto po stronie dostawcy reaguje na braki, jak organizuje zastępstwo i skąd mogą przyjechać dodatkowe osoby.
Braki na zmianie pierwszy widzi nasz koordynator, który jest w stałym kontakcie z Twoim kierownikiem magazynu. To on organizuje zastępstwo z dostępnych pracowników, tak żeby na zmianie była umówiona liczba osób.
Z jakim wyprzedzeniem zwiększycie zespół przed szczytem?
Przed sezonem ustal z dostawcą usług outsourcingowych, o ile może wzrosnąć obsługiwany wolumen i z jakim wyprzedzeniem musisz zgłosić taką potrzebę. W umowie zapisz to jako wolumen procesu w szczycie, np. liczbę zamówień na zmianę, bez liczby osób. Dzięki temu, kiedy wzrośnie liczba zamówień, będziesz wiedzieć, na co możesz liczyć, zamiast dopiero ustalać możliwości dostawcy.
W Fortunie nie ma jednego terminu dla wszystkich. Wyprzedzenie zależy od klienta, dlatego analizujemy jego potrzeby i podpowiadamy, kiedy warto zgłosić wzrost.
Kto u Was zajmuje się legalizacją pracy osób z zagranicy?
Legalizacja pracy cudzoziemca to uzyskanie dokumentów, które pozwalają mu legalnie przebywać i pracować w Polsce, np. karty pobytu albo zezwolenia na pracę. W outsourcingu załatwia ją dostawca, ale skutki błędu widzisz na swojej hali: osoba bez ważnych dokumentów nie może stanąć na zmianie.
Zapytaj, kto konkretnie się tym zajmuje. W Fortunie robi to osobny dział legalizacji w Łodzi, przy ul. Nawrot 6. Jedna osoba prowadzi w nim karty pobytu, druga sprawy studentów, a trzecia zezwolenia na pracę.
Jak sprawdzić firmę outsourcingową w rejestrach?
Firmę outsourcingową sprawdzisz w publicznych rejestrach w kwadrans, zanim usiądziesz do negocjacji. W KRS i KRAZ sprawdzisz informacje, których nie potwierdzi sama lista klientów na stronie internetowej. Referencje też są ważne, ale nie zastępują sprawdzenia danych firmy i jej uprawnień.
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Wyszukiwarka KRS online pokaże datę rejestracji spółki, kapitał zakładowy i to, kto może podpisać umowę w jej imieniu. Przy kontrakcie na kilkadziesiąt osób warto wiedzieć, czy podpisujesz go ze spółką działającą od roku, czy od dekady.
Rejestr agencji zatrudnienia (KRAZ). KRAZ to publiczny rejestr, w którym musi być wpisana każda agencja kierująca pracowników tymczasowych. Jeśli w ofercie pojawia się praca tymczasowa, np. na sam szczyt sezonu, wpis sprawdzisz w rejestrze online w dwie minuty.
Zaświadczenia o niezaleganiu z ZUS i urzędem skarbowym. Możesz o nie poprosić przed podpisem. Przepisy tego nie wymagają, ale zaświadczenia pokazują, czy dostawca opłaca składki za ludzi, którzy będą pracować u Ciebie.
Fortuna w rejestrach: Umowy outsourcingowe podpisuje Fortuna sp. z o.o. Outsourcing sp.k. (KRS 0001098477). Jej komplementariuszem jest Fortuna sp. z o.o. (KRS 0000529990), która działa od 2014 roku, ma kapitał zakładowy 1,5 mln zł i wpis do KRAZ nr 32018
Na co uważać w umowie z firmą outsourcingową?
Umowa z firmą outsourcingową musi opisywać usługę, czyli proces z określonym wynikiem, a nie udostępnienie ludzi. Od tego zależy jej zgodność z przepisami obowiązującymi od 1 czerwca 2025 r. Sprawdź też, czy umowa jasno określa zakres usługi, wolumen pracy i okres wypowiedzenia.
Forma umowy od 1 czerwca 2025 roku
Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. 2025 poz. 621) obowiązuje od 1 czerwca 2025 r. Zgodnie z nią cudzoziemca można skierować do pracy w innej firmie wyłącznie przez agencję pracy tymczasowej. Outsourcingu procesowego ustawa nie zakazuje, co ministerstwo potwierdziło w odpowiedziach na pytania Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców. Oficjalnych objaśnień prawnych do ustawy ministerstwo dotąd nie wydało (stan na październik 2026).
W praktyce różnicę widać na hali. Jeśli Twój brygadzista rozdziela zadania pracownikom dostawcy i rozlicza ich godziny, umowa na usługę istnieje tylko na papierze. Taki układ to pozorny outsourcing. Za każdy przypadek powierzenia pracy cudzoziemcowi skierowanemu przez firmę, która nie jest agencją pracy tymczasowej, art. 84 ust. 11 ustawy przewiduje grzywnę nie niższą niż 6 000 zł. Przepis dotyczy powierzenia pracy, czyli także firmy, na której hali taka osoba pracuje. Legalność zatrudnienia cudzoziemców kontrolują Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna, a kontrola może się odbyć bez zapowiedzi.
W projekcie umowy sprawdź więc, czy opisuje zakres procesu i jego wynik, kto na hali wydaje polecenia zespołowi i kto jest pracodawcą osób, które u Ciebie pracują. U nas każdą umowę przed podpisem weryfikuje prawnik w centrali w Warszawie.
Zakres, wolumen i szczyt. Zapisz, jaki proces i jaki wolumen dostawca obsługuje na zmianie, jak zgłaszasz zmianę zapotrzebowania i z jakim wyprzedzeniem firma zewnętrzna dostosuje się do szczytu.
Okres wypowiedzenia i zmiana zakresu. Sprawdź, ile kosztuje wyjście z umowy i czy po szczycie zmniejszysz zakres bez renegocjowania całego kontraktu.
Mierniki. Wskaźniki i raportowanie ustal przed startem. Jeśli dostawca outsourcingu proponuje service level agreement (SLA), czyli umówiony poziom obsługi, niech dotyczy rzeczy, które zmierzysz na swojej hali, np. odsetka błędów przy kompletacji albo liczby zamówień wysłanych na czas. Które wskaźniki pokazują, czy model działa, opisujemy w osobnym artykule.
Jakie są wady outsourcingu magazynowego i jak je ograniczyć?
Wady outsourcingu magazynowego to przede wszystkim mniejsza kontrola nad ludźmi, bariera językowa na zmianie, rotacja, która nie znika, oraz zależność od jednego dostawcy w szczycie. Nie wszystkie ryzyka da się wyeliminować. Możesz jednak wcześniej sprawdzić, jak dostawca radzi sobie z nieobecnościami, rotacją czy problemami w komunikacji, i ustalić zasady współpracy w umowie.
Wada | Jak wygląda na hali | Jak ją ograniczyć |
Mniejsza kontrola nad ludźmi | Towar i hala zostają u Ciebie, ale poleceń pracownikom dostawcy nie wydajesz bezpośrednio. Zmiana priorytetu w środku dnia idzie przez koordynatora. | Ustal jeden kanał kontaktu między Twoim kierownikiem a koordynatorem i zapisz w umowie, jak szybko koordynator reaguje. |
Bariera językowa | Instrukcja stanowiskowa po polsku nie dociera do części zespołu, więc rośnie liczba błędów przy kompletacji. | Zapytaj o języki koordynatora i o to, kto przetłumaczy instrukcje na języki zespołu. |
Rotacja przechodzi na dostawcę, skutki zostają u Ciebie | Rekrutacja i zastępstwa są po stronie dostawcy, ale każda nowa osoba to kolejne dni wdrażania na Twoim stanowisku. | Pytaj, jak dostawca przygotowuje pracownika przed startem. Sprawdź też, jak ograniczyć rotację w magazynie. |
Zależność od jednego dostawcy w szczycie | W listopadzie ten sam dostawca obsadza też innych klientów, a Ty nie masz alternatywy. | Zapisz w umowie maksymalny wolumen procesu w szczycie i wyprzedzenie, z jakim go zgłaszasz. |
Ryzyko prawne przy złej formie umowy | Na papierze usługa, a na hali Twój brygadzista kieruje ludźmi jak pracownikami tymczasowymi. | Przed podpisem ustal, kto wydaje polecenia zespołowi, i sprawdź, czy umowa opisuje proces, a nie liczbę osób. |
Podsumowanie: sygnały, że warto szukać dalej
Jak wybrać firmę outsourcingową do magazynu, gdy dwie oferty wyglądają podobnie? Postaw na dostawcę, który przed podpisem pyta więcej, niż obiecuje. Szukaj dalej, jeśli widzisz te sygnały ostrzegawcze:
wycena przyszła bez wizyty na hali i bez pytań o zmiany,
na pytania o nieobecności i szczyt słyszysz zapewnienia zamiast procedury i liczb,
z projektu umowy nie wynika, kto na hali wydaje polecenia zespołowi,
dane w KRS różnią się od tych w ofercie albo przy pracy tymczasowej brakuje wpisu do KRAZ.
Rozważasz outsourcing w swoim magazynie? Opisz nam proces, który chcesz przekazać, i warunki pracy na hali. Omówimy projekt i przygotujemy wycenę. Skontaktuj się z Fortuną lub zadzwoń: +48 780 080 080.
Możesz też sprawdzić, jak pracuje zespół Fortuny w Twoim magazynie.
FAQ
O co zapytać firmę outsourcingową przed podpisaniem umowy?
Przede wszystkim zapytaj, czy dostawca obejrzy Twój magazyn przed przygotowaniem wyceny. Ustal, skąd pozyskuje pracowników i jak przygotowuje ich do pracy na konkretnych stanowiskach. Ważne są też organizacja zastępstw, możliwość zwiększenia obsady w sezonie oraz obecność koordynatora, który porozumiewa się z Twoim kierownikiem i zespołem. Jeśli dostawca zatrudnia cudzoziemców, sprawdź również, kto odpowiada za legalizację ich pracy.
Czy mogę wydawać polecenia pracownikom firmy outsourcingowej?
W outsourcingu procesowym polecenia przekazujesz koordynatorowi dostawcy, który organizuje pracę zespołu. Jeśli chcesz kierować ludźmi bezpośrednio, właściwym modelem jest praca tymczasowa przez agencję z wpisem do KRAZ (stan na październik 2026).
Co sprawdzić, jeśli firma outsourcingowa zatrudnia osoby z zagranicy?
Sprawdź, kto u dostawcy zajmuje się legalizacją pobytu i pracy oraz czy umowa opisuje proces, a nie udostępnienie ludzi. Od 1 czerwca 2025 r. cudzoziemca można skierować do pracy w innej firmie wyłącznie przez agencję pracy tymczasowej (stan na październik 2026). Indywidualne przypadki legalizacji wyjaśniaj ze specjalistą albo w urzędzie wojewódzkim.
Czym różni się wybór firmy outsourcingowej od wyboru agencji pracy tymczasowej?
Agencję pracy tymczasowej wybierasz pod kątem kandydatów, którymi sam będziesz kierować. Firmę outsourcingową wybierasz pod kątem tego, jak poprowadzi proces na Twojej hali. Pytania, które warto zadać agencji pracy tymczasowej, zebraliśmy w osobnym tekście.
O autorze
Fortuna działa od 2014 roku jako agencja pracy i firma outsourcingowa dla logistyki, produkcji i e-commerce. Zatrudniamy ponad 6000 osób w ponad 120 lokalizacjach w Polsce, z własnym transportem i zakwaterowaniem. Działamy zgodnie z przepisami, z wpisem do KRAZ nr 32018.
Stan prawny na październik 2026.
